Etik Kurullara Yapılan Klinik Araştırma Başvurularına İlişkin Kılavuz

ETİK KURULLARA YAPILAN KLİNİK ARAŞTIRMA

BAŞVURULARINA İLİŞKİN KILAVUZ

KAD-KLVZ-03

İlk Versiyon Yürürlük Tarihi 28.01.2009

1. Revizyon Yürürlük Tarihi 15.06.2009

2. Revizyon Yürürlük Tarihi 05.09.2011

3. Revizyon Yürürlük Tarihi 17.04.2013

4. Revizyon Yürürlük Tarihi 06.08.2014

5. Revizyon Yürürlük Tarihi 13.11.2015

6. Revizyon Yürürlük Tarihi 01.12.2019

7. Revizyon Yürürlük Tarihi 04.12.2020

8. Revizyon Yürürlük Tarihi 22.03.2024

9. Revizyon Yürürlük Tarihi 15.05.2026

KAD-KLVZ-03 28.01.2009 15.05.2026 09 2/22

İÇİNDEKİLER

1. GİRİŞ ..................................................................................................................................................................... 3 2. İLK UYGUNLUK BAŞVURUSU ........................................................................................................................ 3 2.1. Başvuru Dosyası ............................................................................................................................................. 3 a) Üst Yazı ve Başvuru Formu .............................................................................................................................. 4 b) İlgili Belgeler ..................................................................................................................................................... 4 2.2. Başvuru Yapılması ........................................................................................................................................ 8 2.3. İlk Başvuruların Revizyonu ............................................................................................................................ 8 2.4. Araştırma Başvurusunun Geri Çekilmesi ....................................................................................................... 8 2.5. Başvuru Dosyalarının Değerlendirilmesi ve Etik Kurul Onayı..................................................................... 8 3. ARAŞTIRMALARDA DEĞİŞİKLİK YAPILMASI ............................................................................................ 9 3.1. Önemli Değişiklik Başvurusu ........................................................................................................................ 9 3.2. Değişiklik Başvurusu .................................................................................................................................... 11 3.3. Bilgilendirme Başvurusu .............................................................................................................................. 11 3.4. Başvuru Dosyası ........................................................................................................................................... 11 a) Üst Yazı ve Başvuru Formu ............................................................................................................................ 12 b) İlgili Belgeler ................................................................................................................................................... 12 3.5. Başvuru Yapılması ........................................................................................................................................ 16 3.6. Değişikliklerin Değerlendirilmesi .............................................................................................................. 17 3.7. Acil Güvenlik Önlemi ................................................................................................................................... 17 3.8. Araştırmanın Geçici Olarak Durdurulması ................................................................................................... 17 3.9. Araştırmanın Başlatılamaması ...................................................................................................................... 17 4. BİLDİRİMLER .................................................................................................................................................... 17 4.1. Başlama Tarihi Bildirimi .............................................................................................................................. 17 4.2. İlk Gönüllü İlk Vizit Tarihi Bildirimi ........................................................................................................... 18 4.3. Gönüllü Alımının Sonlanım Tarihi Bildirimi ............................................................................................... 18 4.4. Yıllık Bildirim (İlerleme Raporu) ................................................................................................................. 18 4.5. Araştırmacı Görevlendirme/Görev Sonlanım Bildirimi ................................................................................ 18 4.6. Güvenlilik Bildirimleri ................................................................................................................................. 18 4.7. Erken Sonlanım ............................................................................................................................................ 19 4.8. Araştırmanın Tamamlanması Bildirimi ........................................................................................................ 20 4.9. Araştırmanın Tüm Ülkelerde Tamamlanması Bildirimi ............................................................................... 20 4.10. Araştırma Sonuç Raporu Bildirimi ............................................................................................................. 20 4.11. Bildirim Başvurularının Yapılması ............................................................................................................. 20 4.12. Bildirim Başvurularının Değerlendirilmesi ..................................................................................... 20 5. ETİK KURULLARIN ARAŞTIRMALARDA ROLÜ VE SORUMLULUKLARI ............................................ 20 6. YÜRÜRLÜK ....................................................................................................................................................... 21 7. YÜRÜTME .......................................................................................................................................................... 21

KAD-KLVZ-03 28.01.2009 15.05.2026 09 3/22

1. GİRİŞ

Bu Kılavuz, yürürlükte bulunan mevzuat kapsamındaki ve Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Kurumu (TİTCK) Klinik Araştırmalar Daire Başkanlığının görev alanına giren klinik araştırmalar ile bilimsel çalışmaları yürütmek üzere klinik araştırmalar etik kuruluna veya biyoyararlanım/biyoeşdeğerlik çalışmaları etik kuruluna yapılacak başvurular ile ilgili olarak rehberlik sunmak üzere hazırlanmıştır. Başvurular, gerçek veya tüzel kişi olan destekleyici tarafından, destekleyicinin yasal temsilcisi ya da destekleyicinin görevlendireceği sözleşmeli araştırma kuruluşu tarafından etik kurula yapılır. Etik kurula yapılacak tüm başvuru ve bildirimlerin yapılmasından Türkiye’de yerleşik olan destekleyiciler için destekleyicinin kendisi veya Türkiye’de yerleşik olan ve görev devri yapılmış sözleşmeli araştırma kuruluşu; Türkiye’de yerleşik olmayan destekleyiciler için destekleyicinin yasal temsilcisi veya Türkiye’de yerleşik olan ve görev devri yapılmış sözleşmeli araştırma kuruluşu yetkili ve sorumludur. Başvurularda sunulan üst yazı ve belgelerin Türkçe olarak hazırlanması esastır. Ancak bazı belgeler İngilizce olarak kabul edilmekte olup bu belgeler Kılavuzda açıklanmaktadır. Türkçe ve İngilizce dışında farklı dillerde hazırlanmış belgelerin Türkçe tercümesinin (noter ve yeminli tercümandan onaylı) sunulması gerekmektedir. Başvuru dosyalarında sunulan belgelerin tanımlanması ve izlenebilirliğinin sağlanması amacıyla belgelere tarih ve gerektiğinde versiyon numarası verilmelidir. 27/5/2023 tarihli ve 32203 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Beşeri Tıbbi Ürünlerin Klinik Araştırmaları Hakkında Yönetmelik ile İyi Klinik Uygulamaları (İKU) Kılavuzunda belirtilen tanımlar bu Kılavuz için de geçerlidir. Bu Kılavuzda yer alan “Yönetmelik” ifadesi Beşeri Tıbbi Ürünlerin Klinik Araştırmaları Hakkında Yönetmeliği; “etik kurul” ifadesi Klinik Araştırmalar Etik Kurulu ile Biyoyararlanım/Biyoeşdeğerlik Çalışmaları Etik Kurulunu; “araştırma” ifadesi hem araştırmaları hem de çalışmaları; “başvuru sahibi” ifadesi ise destekleyici veya destekleyicinin yasal temsilcisini veya sözleşmeli araştırma kuruluşunu ifade etmektedir. Etik kurullar araştırmaya ait başvuruların alınması ve başvuru sahipleri ile yazışmalarının gerçekleştirilmesi amacıyla elektronik sistemler kurabilir. Bu Kılavuza atıf yapılırken Etik Kurul Başvuru Kılavuzu (KAD-KLVZ-03) kısaltması kullanılabilir.

2. İLK UYGUNLUK BAŞVURUSU

2.1. Başvuru Dosyası

İlk başvuru yapılmadan önce başvuru dosyası hazırlanır. Başvuru dosyası üst yazı (başvuru yapılacak etik kurula hitaben hazırlanmalıdır) ve başvuru formu dâhil olmak üzere ilgili belgelerden oluşur. Üst yazı (başvuru yapılacak etik kurula hitaben hazırlanmalıdır) ve ilgili belge şablonları Kurumun internet sitesinde yayımlanmaktadır. Söz konusu şablonlar gerektiğinde güncellenmekte olup, başvuruda kullanılacak üst yazı (başvuru yapılacak etik kurula hitaben hazırlanmalıdır) ve belgelerin güncel şablonlar kullanılarak hazırlanması gerekmektedir.

KAD-KLVZ-03 28.01.2009 15.05.2026 09 4/22 a) Üst Yazı ve Başvuru Formu Kurumun internet sitesinde yayımlanan üst yazı (başvuru yapılacak etik kurula hitaben hazırlanmalıdır) şablonu kullanılarak hazırlanır ve yetkili kişi(ler) tarafından elektronik olarak imzalanarak başvuru dosyasına eklenir. Üst yazı metninde, Yönetmeliğin 16 ncı maddesi uyarınca istisnai durumdaki klinik araştırma olarak kabul edilmiş araştırmalar, özel araştırma popülasyonları, yeni bir aktif maddenin insanlara ilk kez verilmesi, olağan dışı araştırma ürünleri, olağan dışı araştırma tasarımları, alt çalışmalar gibi başvuruya ilişkin özel konulara dikkat çekilmeli ve ilgili bilgi ve belgelerin başvuru dosyasında bulunduğu yerler belirtilmelidir. Kuruma yapılacak başvurularda araştırmanın türüne göre Kurumun internet sitesinde yayımlanan “klinik araştırma başvuru formu” kullanılmalıdır. Başvuru formu yetkili kişi(ler) tarafından elektronik olarak imzalanarak başvuru dosyasına eklenir. Başvuru sahibi, sunulan bilgilerin yeterli olduğunu ve ekteki belgelerin mevcut bilgileri doğru şekilde yansıttığını, araştırmanın başlatılmasını kabul ettiğini üst yazıyı ve başvuru formunu imzalayarak taahhüt etmiş olur. b) İlgili Belgeler İlk başvuru dosyasında bulunması gereken ilgili belgeler Tablo 1’de yer alan açıklamalar doğrultusunda hazırlanır ve başvuru dosyasına eklenir.

Tablo 1 – İlk Başvuru Dosyasında Bulunması Gereken Belgeler No Doküman Açıklama

1 Klinik Araştırmalar Başvuru Formu

Kurumun internet sitesinde yer alan klinik araştırmalar başvuru formu kullanılmalıdır.

2 Araştırma Protokolü

İKU Bölüm 9 doğrultusunda hazırlanmalıdır. Araştırma protokolü İngilizce ise orijinalinin sunulması yeterlidir. Araştırma protokolü İngilizce dışında farklı dillerde hazırlanmışsa tümünün Türkçe tercümesinin (noter veya yeminli tercümandan onaylı) sunulması gerekmektedir.

3 Protokol İmza Sayfası

Çok merkezli araştırmalarda koordinatör, tek merkezli araştırmalarda sorumlu araştırmacı tarafından imzalanmış protokol imza sayfası sunulur. 4 Fayda-risk değerlendirilmesine ilişkin plan/rapor

Kurumun internet sitesinde yer alan taslak doküman kullanılmalıdır. Fayda-risk değerlendirilmesinde klinik araştırmadan beklenen faydanın araştırmada görülmesi muhtemel risklerden daha fazla olduğuna ilişkin bilimsel açıklamalara yer verilir. Gönüllü, araştırma ürünü ve protokol tasarımı hakkında risk değerlendirmesinin yapılması ve olası risklere karşı alınacak önlemlere yer verilir. 5 Pediyatrik araştırma planı (geçerli ise)

Kurumun internet sitesinde yer alan taslak doküman kullanılmalıdır.

KAD-KLVZ-03 28.01.2009 15.05.2026 09 5/22 İlgili planda çocuklarda kullanılacak dozun, endikasyonun seçimi, yaş vb. ilişkin bilgi verilir. 6 Ara analiz raporu veya Bağımsız Veri İzleme Komitesi raporu (geçerli ise)

7 Bilgilendirilmiş Gönüllü Olur Formu (BGOF)

İKU Bölüm 10 ve Kurumun internet sitesinde yer alan bilgilendirilmiş gönüllü olur formunda bulunması gereken asgari bilgiler dokümanı doğrultusunda hazırlanmalıdır. Ana dili Türkçe dışında bir dil olan ve etkilenebilir popülasyon kapsamında olmayan Türkiye’de yaşayan yerleşik yabancıların (Türk vatandaşlığı almış yabancılar vb.) araştırmaya katılımına ilişkin bilgilendirme yapmak, yapılan bilgilendirmenin gönüllü tarafından tam ve doğru anlaşılmasını ve BGOF’nin alınmasını sağlamak sorumlu araştırmacı başta olmak üzere araştırma ekibinin sorumluluğundadır. İlgili gönüllünün Türkçe BGOF’yi anlayıp anlamadığını sorumlu araştırmacı değerlendirmelidir. Sorumlu araştırmacının gerek duyması durumunda BGOF’nin ilgili dile çevrilmiş versiyonunun kullanılması, olurun ilgili dilin tercümanı tanıklığında alınması gerekmektedir.

8 Araştırmacı Broşürü (AB)

İKU Bölüm 11 doğrultusunda hazırlanmalıdır. Başvurularda araştırmacı broşürü sunulması esastır ancak araştırmacı broşürü yoksa daha önceki çalışmalardan elde edilen bu çalışmayı destekleyen bilgilere ilişkin Türkçe özet raporun ve ilgili literatür/diğer dokümanların gönderilmesi gerekmektedir. Araştırmacı broşürü İngilizce ise orijinalinin sunulması yeterlidir. Araştırmacı broşürü İngilizce dışında farklı dillerde hazırlanmışsa tümünün Türkçe tercümesinin (noter veya yeminli tercümandan onaylı) sunulması gerekmektedir. Düşük riskli bilimsel çalışmalar için araştırmacı broşürü yerine araştırma ürününe ait kısa ürün bilgisi (KÜB)/ kullanma talimatı (KT) sunulabilir. Araştırma Ürünü yetkili otoriteler tarafından ruhsatlandırılmış ise araştırmacı broşürü yerine araştırma ürününe ait kısa ürün bilgisi (KÜB)/ kullanma talimatı (KT) sunulabilir.

9 Araştırma Ürünü Dosyası Başvurularda araştırma ürünü dosyası sunulması zorunludur. 10 İyi İmalat Uygulamaları (İİU/GMP) Sertifikası/Belgesi İyi imalat uygulamaları (İİU (GMP)) kapsamında Kuruma sunulan belgelerin geçerli/güncel olması gerekmektedir. Üretim tesis(ler)i için sunulan belgeler Türkçe veya İngilizce dışında başka bir dilde düzenlenmiş ise söz konusu belgelerin yanı sıra yeminli tercüman ve noter onaylı Türkçe veya İngilizce tercümelerinin de sunulması gerekmektedir. Kurum tarafından düzenlenen Üretim Yeri İzin Belgesi/İİU (GMP) sertifikaları hariç olmak üzere, üretim tesis(ler)i için sunulan Üretim Yeri İzin Belgesi/İİU (GMP) sertifikasının kamuya açık bir veri tabanında yayımlanmaması durumunda imzalı ve apostil onaylı Üretim Yeri İzin Belgesi

KAD-KLVZ-03 28.01.2009 15.05.2026 09 6/22 ve/veya İİU (GMP) sertifikasının sunulması gerekmektedir. Apostil onayı ilgili belgenin düzenlendiği ülke tarafından verilmiş olmalıdır. Üretim Yeri İzin Belgesi/ İyi imalat uygulamaları (İİU (GMP)) Sertifikası/Belgelerinin “Klinik Araştırma Başvurularında Güven Uygulamaları Kılavuzu” gerekliliklerine uygun olarak sunulması gerekmektedir.

11 Olgu Rapor Formu (ORF)

1

ORF İngilizce ise orijinalinin sunulması yeterlidir. ORF İngilizce dışında farklı dillerde hazırlanmışsa tümünün Türkçe tercümesinin (noter veya yeminli tercümandan onaylı) sunulması gerekmektedir. İlk başvuru sırasında taslak ORF de sunulabilir. 12 Sigorta (ilgili mevzuat gereği sigorta gerektiren araştırmalar için) - Sigorta sertifikası - Sigorta poliçesi - Sigorta zeyilnameleri (varsa) - Genel ve özel şartlar Klinik Araştırmalarda Yapılacak Olan Sigorta Teminatına İlişkin Kılavuz doğrultusunda hazırlanmalıdır. Faz I, II, ve III araştırmalar, adaptif tasarımlı araştırmalar ile biyoyararlanım / biyoeşdeğerlik (BY/BE) çalışmalarında sigorta yapılması zorunludur. Kurum ve/veya ilgili etik kurul tarafından gerekli görülmesi durumunda, sağlık beyanlı ürün/yöntem araştırmalarında sigorta yapılması zorunludur.

13 Araştırma Bütçesi

Kurumun internet sitesinde yer alan araştırma bütçe formu kullanılmalıdır. 14 Özgeçmişler Kurumun internet sitesinde yer alan özgeçmiş formu kullanılmalıdır. Tüm araştırmalarda sorumlu araştırmacılara ait, faz I araştırmalarında ve BY/BE çalışmalarında sorumlu araştırmacılar ile birlikte tıp doktoru bir farmakologa ait özgeçmişler sunulmalıdır. 15 Daha önce reddedilen etik kurul kararı (varsa)

16 Yetkilendirme belgeleri (varsa)

Başvuru sahibi araştırmanın destekleyicisi değilse, destekleyici adına hareket edecek olan yasal temsilcinin veya sözleşmeli araştırma kuruluşunun destekleyici tarafından hangi konularda yetkilendirildiğine dair belgenin orijinali ve Türkçe tercümesi (noter veya yeminli tercümandan onaylı) sunulur. Destekleyicinin Türkiye’de yerleşik olmaması durumunda Yönetmelik gereği yasal temsilcisine ait yetkilendirme belgelerinin sunulması zorunludur.

1 Araştırmadaki her bir gönüllüye ait verilerin ve diğer bilgilerin araştırma protokolünde tanımlandığı şekilde kaydının yapılması için hazırlanan basılı, optik veya elektronik belgedir.

KAD-KLVZ-03 28.01.2009 15.05.2026 09 7/22 17 Araştırma ekibi dokümanları (varsa) - Uygulama talimatları - Bilgilendirme metinleri - Doktor mektupları vb. Sadece araştırma ekibinin kullandığı veya araştırma ekibini bilgilendirmede kullanılan tüm dokümanlar bu kategoride değerlendirilmelidir. Her dokümanın kullanım amacı ve yeri üst yazıda açıklanmalıdır. 18 Gönüllü dokümanları (varsa) - Hasta kartı - Hasta günlüğü - Anket, kullanma talimatları, uygulama talimatları, bilgilendirme metinleri vb. - İlan, broşür vb. - Gönüllülere verilecek olan materyaller (elektronik günlük, soğutucu çanta vb.) için kullanım amaçlarını açıklayan bilgi dokümanları vb. Gönüllülerin kullandığı veya gönüllüleri bilgilendirmede kullanılan tüm dokümanlar bu kategoride değerlendirilmelidir. Her dokümanın kullanım amacı ve yeri üst yazıda açıklanmalıdır. Araştırmanın başlatılması için zorunlu olmayan gönüllü dokümanlarının ilk başvuru sırasında sunulması zorunlu değildir. Ancak gönüllü dokümanlarının tamamı için kullanılmadan önce etik kurul onayı ve Kurum izni alınması zorunludur. 19 Araştırma akademik amaçlı ise; araştırmanın akademik amaçlı olduğuna dair başvuru sahibi dışında yetkili bir kişi tarafından onaylanan imzalı belge Yetkili kişi; dekan, dekan yardımcısı, hastane yöneticisi, başhekim, başhekim yardımcısı, ana bilim dalı başkanı veya eğitim sorumlusudur. Sadece bütünleşik bir tıbbi cihaz (CE belgesi olmayan) ihtiva eden beşeri tıbbi ürünler ile yapılan klinik araştırmalar için; 20 Taahhüt belgeleri Bütünleşik bir tıbbi cihaz ihtiva eden beşeri tıbbi ürünler ile yapılan klinik araştırmalarda kullanılacak tıbbi cihazın 02.06.2021 tarih ve 31499 sayılı Resmi Gazete' de yayımlanan Tıbbi Cihaz Yönetmeliğin Ek-1’de yer alan genel güvenlilik ve performans gerekliliklerine uyduğuna dair tıbbi cihaz üreticisine ait imzalı taahhüt belgesi Bütünleşik bir tıbbi cihaz ihtiva eden beşeri tıbbi ürünlerin kullanıma ilişkin olarak gönüllünün sağlık ve güvenliğini korumak üzere bütün tedbirlerin alınmış olduğuna dair araştırmanın destekleyicisine ait imzalı taahhüt belgesi Sadece biyoyararlanım/biyoeşdeğerlik çalışmaları için; 21 Araştırma ürünü ve referans ürünün/ürünlerin temin belgesi Seri numarası ve son kullanma tarihi temin belgesinde yer almıyor ise bu bilgilerin yer aldığı ambalaj fotokopisi, fatura veya benzeri doküman sunulur.

22 Araştırma Ürünü Dosyası

Başvurularda araştırma ürünü dosyası sunulması zorunludur. 23 Farmakolojik ve farmakokinetik bilgilere ilişkin literatür\kaynak (varsa) Varsa, test edilen araştırma ürününe ait farmakolojik ve farmakokinetik bilgilerin verildiği kaynak/literatür sunulur. Sadece beşeri tıbbi ürün gözlemsel çalışmaları için; 24 Çalışmada hakkında bilgi toplanan etkin maddeyi içeren tüm müstahzarların listesi

KAD-KLVZ-03 28.01.2009 15.05.2026 09 8/22

2.2. Başvuru Yapılması

İlk başvuru, ilgili mevzuata uygun şekilde destekleyici, destekleyicinin yasal temsilcisi ya da destekleyicinin görevlendireceği sözleşmeli araştırma kuruluşu tarafından araştırmalar için bilimsel ve etik yönden onay almak amacıyla etik kurula yapılır. Usulüne uygun olarak yapılmış tüm başvurular etik kurul tarafından incelenmek üzere işleme alınmak zorundadır. İşleme alınan tüm başvurulara başvuru kayıt numarası verilir. Bu numara ve kayıt tarihi başvuru sahibine bildirilir. Etik kurullara yapılan başvuruların takibinin yapılabilmesi için etik kurul tarafından araştırmalara kod verilebilir. İlk başvuruların değerlendirilmesi için, etik kurulun talep etmesi durumunda, Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Kurumunun belirlediği başvuru ücretini geçmeyecek şekilde belirlenen ücret, etik kurulun bağlı olduğu üniversite, eğitim ve araştırma hastanesi ya da il sağlık müdürlüğünün belirlediği hesaba yatırılır. Etik kurul bu durumda dekontun aslı ve bir fotokopisinin başvuru dosyasına eklenmesini talep edebilir. Uzmanlık tezleri veya akademik amaçlı araştırmalar için başvuru ücreti talep edilmez.

2.3. İlk Başvuruların Revizyonu

Etik kurul, yaptığı değerlendirme neticesinde tespit ettiği eksiklikleri ve inceleme süreci içerisinde ihtiyaç duyduğu ek bilgi, belge ve açıklamaları başvuru sahibine bildirir. Bu durumda başvuru sahibi tarafından gerekli bilgi, belge ve açıklamalar ile revizyon başvurusunda bulunulur.

2.4. Araştırma Başvurusunun Geri Çekilmesi

Başvuru sahibi, araştırma başvurusunu değerlendirme sürecinde istediği zaman geri çekebilir. Başvurunun geri çekilmesi için nedenleri ile birlikte etik kurula başvuruda bulunulur. Araştırma başvurusu geri çekildikten sonra tekrar yeni bir araştırma başvurusu olarak etik kurula sunulabilir ancak bu husus üst yazıda belirtilmelidir. 2.5. Başvuru Dosyalarının Değerlendirilmesi ve Etik Kurul Onayı Değerlendirme süreci devam eden bir araştırma için ek bilgi ve doküman sunulmak isteniyorsa nedenleri ile birlikte etik kurula başvuruda bulunulur. Başvuru gerekçesinin geçerli görülmesi halinde yeni bilgi ve belgelerle birlikte başvurunun değerlendirme süresi baştan başlatılır. Etik kurul üyeleri asil üye tam sayısının üçte iki çoğunluğu ile toplanır ve tam sayının salt çoğunluğu ile karar verir. Asil üyelerle üçte iki çoğunluğun sağlanamadığı durumlarda yedek üyeler toplantıya davet edilerek çoğunluk sağlanır. Etik kurul kararları, Kurumun internet sitesinde yayımlanan etik kurul karar formu kullanılarak başvuru sahiplerine bildirilir. Araştırmaya ait başvuruların usulüne uygun olarak yapılması, başvuruda bulunması gereken bilgi ve belgelerde eksiklik bulunmaması hâlinde başvurunun klinik araştırmalar etik kurulu tarafından 12 iş günü ve biyoyararlanım/biyoeşdeğerlik çalışmaları etik kurulu tarafından yedi iş günü içinde sonuçlandırılması esastır. Genetik olarak modifiye edilmiş organizma taşıyan ürünler ile hücresel tedaviler veya gen tedavisi içeren ürünler kullanılarak yürütülecek araştırmalar ile Yönetmelik kapsamındaki araştırmalar ile 08/07/2022 tarihli ve 31890 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Tıbbi Cihaz Klinik Araştırmaları Yönetmeliği kapsamındaki araştırmaların aynı

KAD-KLVZ-03 28.01.2009 15.05.2026 09 9/22 araştırmanın konusu olacak şekilde birlikte yürütüldüğü araştırmalarının değerlendirilmesinde etik kurulun inceleme süresi için belirlenen süreye ilâve olarak 30 günlük bir süre eklenebilir. Etik kurul, yaptığı değerlendirme neticesinde tespit ettiği eksiklikleri ve inceleme süreci içerisinde ihtiyaç duyduğu ek bilgi, belge ve açıklamaları başvuru sahibine bildirir. Etik kurul başvuruyu gerekçesiyle birlikte reddedebilir. Bu durumda ret gerekçesini başvuru sahibine iletir. Başvuru sahibi bir kereye mahsus olmak üzere kararda belirtilen hususlarda gerekli değişiklikleri yaparak tekrar başvuruda bulunabilir veya karara gerekçeli olarak 30 iş günü içinde itiraz edebilir. Talep edilen değişiklikler yerine getirilmediğinde veya bu konuda kabul edilebilir bir gerekçe sunulamaması hâlinde etik kurul araştırmayı yeniden reddedebilir. Etik kurul araştırmaya onay vermesi halinde bu onaya ilişkin kararı başvuru sahibine bildirir. Etik kurul, onay kararına zorlayıcı olmayan bir tavsiye ekleyebilir. Kararın bildirildiği üst yazıda incelenen araştırma için ilgili mevzuat gereğince Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Kurumu izninin gerekip gerekmediği hususuna yer verilir. Kurum, ilgili mevzuat gereği etik kurul onayı olmayan araştırmalara izin veremez. Araştırmalar, Kurumun izni olmadan başlatılamaz.

3. ARAŞTIRMALARDA DEĞİŞİKLİK YAPILMASI

Araştırma izni alındıktan sonra araştırmada değişiklik yapılmasına izin verilebilmektedir. Değişiklik, var olan bilgi ve belgelerin güncellenmesi ya da yeni bilgi ve belgelerin eklenmesi şeklinde olabilir. Araştırmada yapılacak değişiklikler önemli değişiklik başvurusu, değişiklik başvurusu ve bilgilendirme başvurusu olarak sunulabilir. Araştırmanın yürütülmesi sırasında, meydana gelen değişikliklerden bildirim niteliğinde olanlar ile etik kurul onayı ve/veya Kurum izni gerektirenler İyi Klinik Uygulamaları Kılavuzu ile belirlenir.

3.1. Önemli Değişiklik Başvurusu

Araştırma izni sonrasında yapılan, gönüllülerin güvenliliği ve hakları ve/veya araştırmada elde edilecek verilerin güvenilirliği ve geçerliliği üzerinde önemli bir etkisi olabilecek araştırmanın herhangi bir yönüne yönelik herhangi bir değişiklik önemli değişiklik olarak tanımlanır. Araştırmanın yürütülmesindeki önemli değişiklikler protokolden veya araştırmayı destekleyen bilimsel dokümanlara ilişkin yeni bilgilerden kaynaklanabilir. Destekleyici, vakaları birer birer ele almalı ve değişikliğin önemli olup olmadığını değerlendirmelidir. Önemli değişiklikler etik kurul onayı ve Kurumun izni olmadan uygulanamaz. (Madde 3.7’de belirtilen acil güvenlik önlemi ile madde 3.8’de belirtilen araştırmanın geçici olarak durdurulması önemli değişiklik kapsamında olup etik kurul onayı ve Kurumun izni olmaksızın uygulanması açısından istisnai durumlardır) Tablo 2 – Önemli Değişiklik Türleri

1 Başvuru formundaki bilgilere ilişkin değişiklik

2 Araştırma protokolüne ilişkin değişiklik

3 Bilgilendirilmiş gönüllü olur formuna ilişkin değişiklik

KAD-KLVZ-03 28.01.2009 15.05.2026 09 10/22 4 Araştırmacı broşürüne ilişkin değişiklik (ilgili mevzuat gereğince Kurumdan onay alınması gerekenler) AB’de yapılan değişiklikler, bilgilendirilmiş gönüllü olur formuna veya araştırma protokolüne yansıması gereken değişiklikler ise AB değişikliği için etik kurul onayı ve Kurum izni alınması gerekmektedir.

5 Bütçe formuna ilişkin değişiklik

6 Sigortaya ilişkin değişiklik (süre uzatma hariç)

7 Ülkemizden dâhil edilmesi planlanan gönüllü sayısının artışı

8 Gönüllü/hastaya verilen dokümanlara ilişkin değişiklik

9 Acil güvenlik önlemlerine ilişkin değişiklik

10 Araştırmanın geçici olarak durdurulması

11 Araştırmanın yeniden başlatılması talebi

12 Gönüllülerin güvenliği veya sağlık durumunda değişiklik

13 Araştırma ürününün kalitesine ilişkin değişiklik

Klinik Araştırmalarda Kullanılan Beşeri Tıbbi Ürünlerin Kimyasal ve Farmasötik Kalite Gerekliliklerine İlişkin Kılavuz ile Klinik Araştırmalarda Kullanılan Biyolojik Tıbbi Ürünlerin Kalite Gerekliliklerine İlişkin Kılavuzun Ek-1’lerinde yer alan tabloya göre önemli değişiklik kabul edilen değişiklikler için etik kurul onayı ve Kurum izni alınması gerekmektedir. İlgili Kılavuzlara göre değişiklikler Kılavuzların Ek- 2’lerinde yer alan tablo formatında sunulmalıdır.

14 Araştırmanın gerçekleştirilme şekli veya yönetiminde değişiklik

15 Koordinatör değişikliği (tek merkezli araştırmalarda sorumlu araştırmacı değişikliği)

16 İdari sorumlu değişikliği

17 Destekleyici değişikliği

18 Yasal temsilci değişikliği

19 Sözleşmeli araştırma kuruluşu değişikliği

20 Merkez ilavesi (eklenmesi)

21 Merkez kapatılması Merkez kapatma başvurularının hangi durumda önemli değişiklik kapsamında olduğu Tablo 4’de açıklanmaktadır.

22 Araştırmaya ait temel görevlerin devrinde değişiklik

23 Diğer değişiklikler (Destekleyici tarafından önemli değişiklik olarak değerlendirilen diğer değişiklikler)

KAD-KLVZ-03 28.01.2009 15.05.2026 09 11/22

3.2. Değişiklik Başvurusu

Tablo 3’te yer alan bu değişiklikler etik kurul ve Kuruma başvuru tarihi esas alınarak uygulanabilir. Başvuru tarihlerinin farklı olması durumunda son başvuru tarihi esas alınır. Ancak etik kurul ve/veya Kurum bu değişikliklere ilişkin düzeltme talep edebilir veya gerekçesiyle birlikte bu değişiklikleri iptal edebilir.

Tablo 3 – Değişiklik Türleri 1 Sorumlu araştırmacıya ilişkin değişiklik Çok merkezli araştırmalarda sorumlu araştırmacı değişikliği için değişiklik başvurusu yapılmalıdır. 2 Sigorta süresinin uzatılması Daha önce etik kurul onayı ve Kurum izni bulunan sigorta belgelerinde sigorta koşullarından herhangi biri değiştirilmeksizin yalnızca sigorta süresinin uzatılması için değişiklik başvurusu yapılmalıdır. Sertifika/Poliçenin içeriğinde ve bağlı olduğu poliçe şartlarında herhangi bir değişiklik olmaması gerekmektedir. Değişiklik içermesi durumunda başvuru önemli değişiklik kapsamında değerlendirilir. 3 İzinli araştırmalarda kullanılmakta olan hasta kartı/günlüğü değişikliği

4 Araştırma süresinin uzatılması

5 Gönüllü alım süresinin uzatılması

6 İlk uygunluk verildikten sonraki ORF değişikliği

7 BGOF/protokol değişikliği gerektirmeyen araştırmacı broşürü değişikliği 8 Ülkemizde uygulanmayacak olan ve güvenlilik bildirimine ait bilgi içermeyen belgeler Uluslararası çok merkezli klinik araştırmalarda, ülkemizde uygulanmayacak olan ve güvenliliğe ilişkin bilgi içermeyen Protokol, AB ve BGOF değişikliği gibi belgeler yapılan değişiklikler için değişiklik başvurusu yapılmalıdır.

3.3. Bilgilendirme Başvurusu

MADDE 3

1 ve 3.2 kapsamına girmeyen ancak etik kurul ve Kurumun araştırmaya ilişkin gözetim ve denetimini ya da araştırmanın fayda-risk dengesini etkileyebilecek olan tüm değişiklikler/durumlar/bilgiler etik kurul ve Kuruma gecikmeksizin (uygulanmasının/elde edilmesinin ardından en geç 15 gün içinde) bildirilmelidir.

3.4. Başvuru Dosyası

Başvuru dosyası üst yazı ve ilgili belgelerden oluşur. Üst yazı ve ilgili belge şablonları Kurumun internet sitesinde yayımlanmaktadır. Söz konusu şablonlar gerektiğinde güncellenmekte olup, başvuruda kullanılacak üst yazı ve belgelerin güncel şablonlar kullanılarak hazırlanması gerekmektedir.

KAD-KLVZ-03 28.01.2009 15.05.2026 09 12/22 a) Üst Yazı ve Başvuru Formu Değişikliğin belirli bir araştırma ürünü için birden fazla protokolü etkilediği durumlarda, başvuru sahibi üst yazıda bunu belirtmeli ve değişiklikten etkilenen bütün protokoller için araştırmanın açık adını, varsa protokol numarasını içeren bir listeyi de dâhil etmelidir. Üst yazıda değişikliğin detaylı gerekçesi açıklanır ayrıca geçerli durumlarda aşağıdaki bilgilere yer verilir: - Güncellenmiş genel fayda-risk değerlendirmesi (ayrı doküman olarak sunulabilir) - Araştırmaya dâhil olan gönüllüler için olası sonuçlar, - Araştırmadan elde edilen verilerin değerlendirilmesi konusunda olası sonuçlar, - Bilgilendirilmiş gönüllü oluru sürecini etkileyebilecek durumlar. Etik kurulun başvurulara ilişkin bilgi, belge ve açıklama talep edilen kararlarına karşı cevabi başvurularda üst yazıda aşağıdaki bilgilere yer verilir:

- İlgili eksiklik kararının tarihi ve karar numarası, - Talep edilen bilgi, belge ve açıklamalara ilişkin cevaplar/açıklamalar, - Cevaplar/açıklamalara ilişkin dosyanın ekindeki belgelere yapılan atıflar.

Daha önce yapılmış bir başvuru ile bağlantılı bir başvuruda, ilgili başvuruların bağlantısına ilişkin açıklamaya üst yazıda yer verilir. Etik kurula yapılacak başvurularda araştırmanın türüne göre Kurumun internet sitesinde yayımlanan uygun başvuru formu kullanılmalıdır. Üst yazı ve başvuru formu yetkili kişi(ler) tarafından imzalanarak başvuru dosyasına eklenir. Başvuru sahibi, değişiklik için sunulan bilgilerin yeterli olduğunu ve dosya ekindeki belgelerin mevcut bilgileri doğru şekilde yansıttığını, önerilen değişikliğin gerçekleştirilmeye uygun olduğunu kabul ettiğini üst yazı ve başvuru formunu imzalayarak taahhüt etmiş olur. b) İlgili Belgeler Halihazırda araştırmada kullanılan veya etik kurulun eksiklik tespit ettiği belgelerde yapılacak değişikliklerde; değişikliklerin gösterildiği belge ile tarih ve varsa versiyon numarası güncellenmiş yeni belge başvuru dosyasına eklenir. İlgili belgeler Tablo 1’de yer alan açıklamalar doğrultusunda hazırlanır. Değişiklik türlerine göre başvuruya eklenmesi gereken belgeler Tablo 4’de yer almaktadır. Yapılabilecek değişiklikler Tablo 4’de yer alan değişiklik türleri ile sınırlı değildir.

Tablo 4 – Önemli Değişiklik/Değişiklik Başvurularında Bulunması Gereken Belgeler Protokol - Değişikliklerin gösterildiği doküman - Nihai versiyon

KAD-KLVZ-03 28.01.2009 15.05.2026 09 13/22 - Çok merkezli araştırmalarda koordinatör, tek merkezli araştırmalarda sorumlu araştırmacı tarafından imzalanmış protokol imza sayfası Bilgilendirilmiş Gönüllü Olur Formu (BGOF) - Değişikliklerin gösterildiği doküman – global model (varsa) 1

- Nihai versiyon – global model (varsa) 1

- Değişikliklerin gösterildiği doküman - Nihai versiyon Araştırmacı Broşürü (AB) - Değişikliklerin gösterildiği doküman - Nihai versiyon Araştırma Ürünü Dosyası (AÜD/IMPD) - Değişikliklerin gösterildiği doküman - Değişikliklere ilişkin mevcut durum-önerilen değişiklik gerekçe tablosu - Nihai versiyon Sigorta - Sigorta sertifikası - Sigorta poliçesi - Sigorta zeyilnameleri (varsa) - Genel ve özel şartlar Sigorta Süresi Uzatma - Bir önceki döneme ait sigorta belgeleri (sertifika, poliçe, zeyilnameler) - Sigorta sertifikası / Sigorta poliçesi / Sigorta zeyilnamesi Araştırma Bütçesi - Değişikliklerin gösterildiği doküman - Nihai araştırma bütçe formu Olgu Rapor Formu - Değişikliklerin gösterildiği doküman - Nihai versiyon Gönüllü / Hasta Dokümanları - Değişikliklerin gösterildiği doküman - Nihai versiyon

1 Global model BGOF bilgilendirme amaçlı sunulmaktadır, sunulması zorunlu değildir.

KAD-KLVZ-03 28.01.2009 15.05.2026 09 14/22 Araştırmanın hangi aşamasında ve ne amaçla kullanılacağı, nerede kullanılacağı üst yazıda açıklanmalıdır. Gönüllü dokümanlarının elektronik ortamda (tablet, mobil cihaz, web tabanlı platform vb.) kullanılmasına ilişkin Kuruma değişiklik başvurusu yapılması gerekmektedir. Başvurularda; basılı doküman içeriğinin döküm olarak sunulması ve ilgili dokümanda tarih/versiyon numarasının bulunması gerekmektedir. Basılı doküman içeriğine ait ekran görüntüleri sunulmamalıdır. Araştırma ile ilişkili olmayan; yalnızca uygulamanın görsel tasarımına yönelik punto, yazı tipi, renk, ekran yerleşimi, logo, ikon veya benzeri şekilsel/düzenleyici değişiklikler için Kurumdan izin alınmasına gerek bulunmamaktadır. Ancak; sunulacak ilk değişiklik başvurusunda, söz konusu şekilsel/düzenleyici değişikliklere ilişkin tarih/versiyon numarası da belirtilerek geçmiş özetinin de Kuruma iletilmesi gerekmektedir. Koordinatör Değişikliği - Eski ve yeni koordinatör arasındaki sorumluluk devir/kabul belgesi - Yeni koordinatöre ait özgeçmiş - Yeni koordinatöre ait protokol imza sayfası Kurumun internet sitesinde yer alan taslak sorumluluk devir/kabul belgesi kullanılabilir. İdari Sorumlu Değişikliği - Eski ve yeni idari sorumlu arasındaki sorumluluk devir/kabul belgesi - Yeni idari sorumluya ait özgeçmiş Kurumun internet sitesinde yer alan taslak sorumluluk devir/kabul belgesi kullanılabilir. Sorumlu Araştırmacı Değişikliği - Eski ve yeni sorumlu araştırmacı arasındaki sorumluluk devir/kabul belgesi - Yeni sorumlu araştırmacıya ait özgeçmiş Kurumun internet sitesinde yer alan taslak sorumluluk devir/kabul belgesi kullanılabilir. Araştırma bütçe formu ve sigorta belgelerinde sorumlu araştırmacı bilgileri bulunması gerekli değildir. Bu dokümanlarda sorumlu araştırmacı isimleri geçiyorsa bu dokümanlar güncellenir ve başvuru önemli değişiklik başvurusu olarak sunulur. Gönüllü Sayısı Değişikliği - Araştırma bütçe formu (güncelleme gerekli ise) - Sigorta (güncelleme gerekli ise) Ülkemizden dâhil edilecek gönüllü sayısının artırılması için gerekçesiyle birlikte etik kuruldan onay ve Kurumdan izin alınmalıdır. Araştırma bütçe formunda gönüllü sayısı belirtilmemektedir ancak gönüllü sayısının güncellenmesiyle bütçe formundaki miktarlar/tutarlarda değişiklik olması durumunda bütçe formu güncellenir. Onaylı sigorta belgelerindeki gönüllü sayısının, güncellenecek gönüllü sayısı kadar veya fazlası olması durumunda sigorta belgelerinin güncellenmesi gerekmez.

KAD-KLVZ-03 28.01.2009 15.05.2026 09 15/22 Merkez İlavesi (Eklenmesi) - Sorumlu araştırmacı özgeçmişi - Araştırma bütçe formu (güncelleme gerekli ise) - Sigorta (güncelleme gerekli ise) Sigorta belgelerinde merkez bilgilerine ilişkin bilgiler varsa sigorta belgeleri güncellenir. Merkez Kapatma Merkez kapatma başvurularında, başvuru sahibi tarafından Araştırma Detayı ekranında yer alan Merkez Listesi güncellenmez. Modül üzerindeki kapatma işlemleri Kurum tarafından yapılır. Merkezlerin durumu “Onaylı Araştırmalarım” ekranından takip edilebilir. Kurum tarafından araştırmanın yürütülmesine izin verilmesine rağmen açılamamış merkezin kapatılması Başvuru bilgilendirme olarak yapılabilir. Araştırma bütçesi ve sigorta belgelerinin güncellenmesi gerekli değildir. Merkez açılışı yapılmış ancak gönüllü taranmamış ve gönüllü alımı gerçekleştirilmemiş merkezin kapatılması Başvuru bilgilendirme olarak yapılabilir. Araştırma bütçesi ve sigorta belgelerinin güncellenmesi gerekli değildir. Gönüllü taranmış ve/veya gönüllü alımı gerçekleştirilmiş ancak aktif gönüllüsü (takip döneminde olanlar da dâhil) bulunmayan merkezin kapatılması Başvuru bilgilendirme olarak yapılabilir. Araştırma bütçesi ve sigorta belgelerinin güncellenmesi gerekli değildir. Aktif gönüllüsü (takip döneminde olanlar da dâhil) bulunan merkezin kapatılması Başvuru önemli değişiklik olarak yapılır. Gönüllülerin durumu ve merkezde kalan ürünlerin ne yapılacağı hakkında bilgi üst yazıya eklenir. Araştırma bütçesi ve sigorta belgelerinin güncellenmesi gerekli değildir. Destekleyici Değişikliği Tüm dokümanlar kontrol edilmelidir. Destekleyici değişikliğine istinaden güncellenen dokümanlar başvuru dosyasına eklenir. Geçerliliğini koruyan dokümanlar için söz konusu dokümanların kullanılacağına dair beyan/taahhüt bu dokümanları belirtir liste ile birlikte yeni destekleyici tarafından imzalanarak başvuru dosyasına eklenir. - Eski ve yeni destekleyici arasındaki devir belgesi - Güncellenen dokümanlar - Geçerliliğini koruyan dokümanlar için taahhüt (gerekli ise) Yasal Temsilci / Sözleşmeli Araştırma Kuruluşu / Başvuru Sahibi Değişikliği - Yetkilendirme belgesi - Değişikliğe bağlı olarak güncellenmesi gereken dokümanlar (araştırma bütçesi, sigorta vb.) Araştırmanın Geçici Durdurulması

KAD-KLVZ-03 28.01.2009 15.05.2026 09 16/22 Araştırmanın geçici durdurulmasına ilişkin asgari olarak aşağıdaki bilgileri içeren belge: (ayrı belge olarak sunulmuyorsa veya ilgili belgede gerekli bilgiler bulunmuyorsa eksik hususlar üst yazıda açıklanır) - Geçici durdurmanın tarihi (gün, ay, yıl olarak), - Geçici durdurmanın nedenleri, - Araştırmanın durdurulduğu sırada tedavi görmeye devam eden gönüllü sayısı ve merkezlere göre dağılımı, - Geçici durdurma sırasında tedavi gören gönüllüler için yapılacak işlemler, - Geçici durdurmanın sonuçlarının değerlendirilmesi ve alınacak aksiyonlar, - Genel fayda-risk değerlendirmesi, Araştırma merkezleri ve gönüllülerde kalan araştırma ürünleri için yapılacak işlemler ve alınacak aksiyonlar. Araştırmanın Yeniden Başlatılması Talebi Araştırmanın yeniden başlatma talebine ilişkin asgari olarak aşağıdaki bilgileri içeren belge: (ayrı belge olarak sunulmuyorsa veya ilgili belgede gerekli bilgiler bulunmuyorsa eksik hususlar üst yazıda açıklanır) - Araştırmanın Kurumun yeniden başlatmaya izin verdiği tarihten ileri bir tarihte başlatılması planlanıyorsa, planlanan yeniden başlatma tarihi (gün, ay, yıl olarak), - Yeniden başlatma talebinin gerekçesi, - Geçici durdurma sonrasında alınan aksiyonlar ve sonuçları, Genel fayda-risk değerlendirmesi.

3.5. Başvuru Yapılması

Hazırlanan başvuru dosyası ile değişiklik/bilgilendirme başvuruları bilimsel ve etik yönden incelenmek üzere etik kurula yapılır. Usulüne uygun olarak yapılmış tüm başvurular etik kurul tarafından incelenmek üzere işleme alınmak zorundadır. İşleme alınan tüm başvurulara başvuru kayıt numarası verilir. Bu numara ve kayıt tarihi başvuru sahibine bildirilir. Değişiklik başvurularının değerlendirilmesi için, etik kurulun talep etmesi durumunda, Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Kurumunun belirlediği başvuru ücretini geçmeyecek şekilde belirlenen ücret, etik kurulun bağlı olduğu üniversite, eğitim ve araştırma hastanesi ya da il sağlık müdürlüğünün belirlediği hesaba yatırılır. Etik kurul bu durumda dekontun aslı ve bir fotokopisinin başvuru dosyasına eklenmesini talep edebilir. Uzmanlık tezleri veya akademik amaçlı araştırmalar için başvuru ücreti talep edilmez. Önemli değişiklik ve değişiklik ve/veya bilgilendirme başvurularının birleştirilmesi durumunda önemli değişiklik başvurusu ücreti ödenir. Değişiklik ve bilgilendirme başvurularının birleştirilmesi durumunda değişiklik başvurusu ücreti ödenir. Etik kurulun tespit ettiği eksikliklere istinaden yapılan cevabi başvurular ile eksiklik cevabı dışındaki herhangi bir önemli değişiklik ve/veya değişiklik başvurusunun birlikte yapılması durumunda ilgili önemli değişiklik veya değişiklik başvurusu ücreti ödenir.

KAD-KLVZ-03 28.01.2009 15.05.2026 09 17/22

3.6. Değişikliklerin Değerlendirilmesi

Başvurunun usulüne uygun olarak yapılması, başvuruda bulunması gereken bilgi ve belgelerde eksiklik bulunmaması hâlinde başvurunun klinik araştırmalar etik kurulu tarafından 12 iş günü içinde; biyoyararlanım ve biyoeşdeğerlik çalışmaları etik kurulu tarafından yedi iş günü içinde incelenmesi esastır. Etik kurulun başvuruya ilişkin kararı başvuru sahibine bildirilir. Değerlendirme sonucunda başvuruya ilişkin eksiklik tespit edilmesi; bilgi, belge ve aksiyon talep edilmesi durumunda ilgili talepler başvuru sahibi tarafından tamamlanır ve etik kurula gerekli açıklama ve belgeler ile başvuruda bulunulur. Başvuruların reddedilmesi başvuru sahibinin değişiklik başvurusunu yeniden sunma hakkını ortadan kaldırmaz.

3.7. Acil Güvenlik Önlemi

Araştırmanın yürütülmesi veya araştırma ürününün geliştirilmesi sırasında ortaya çıkan yeni durumların gönüllülerin güvenliğini etkilemesi muhtemel ise destekleyicinin veya sorumlu araştırmacının ortaya çıkabilecek bu duruma karşı gönüllüleri korumak için uygun acil güvenlik önlemleri alması gerekebilir. Bu güvenlik önlemleri etik kuruldan onay ve Kurumdan izin alınmadan da uygulanabilir. Destekleyici veya destekleyicinin yasal temsilcisi, gelişen acil güvenlik durumunu, gelişebilecek yeni durumları, bunlara karşı alınan önlemleri etik kurula ve Kuruma en geç yedi gün içerisinde bildirir. Acil güvenlik önlemine ilişkin başvuru önemli değişiklik kapsamındadır. (Tablo 2 – No.9)

3.8. Araştırmanın Geçici Olarak Durdurulması

Destekleyici, araştırmayı durdurduğunda (yeni gönüllülerin araştırmaya alınmasının durdurulması veya araştırmanın uygulama safhasında olan gönüllülerin tedavisinin kesilmesi gibi), bu durumu etik kurula ve Kuruma 15 gün içerisinde bildirir. Kurum araştırmanın yeniden başlatılmasına izin vermedikçe araştırma yeniden başlatılamaz. Araştırmanın geçici olarak durdurulması ve yeniden başlatılması talebine ilişkin başvurular önemli değişiklik kapsamındadır. (Tablo 2 – No.10/11) (Tablo 4) Destekleyicinin geçici durdurma kararından sonra araştırmanın erken sonlandırılması kararlaştırılırsa “Araştırmanın Tamamlanması Bildirimi” yapılır.

3.9. Araştırmanın Başlatılamaması

Kurum tarafından izin verilmesine rağmen izin tarihini takip eden 90 gün içerisinde bir araştırma başlatılamamış ise başlatılamama gerekçesi Madde 3.3’e uygun olarak etik kurula bildirilir. Bu durumun devam etmesi halinde her 90 günlük periyotta bilgilendirme başvurusu tekrarlanır.

4. BİLDİRİMLER

Bildirimlerin etik kurul ve Kuruma düzenli olarak iletilmesinden başvuru sahibi sorumludur.

4.1. Başlama Tarihi Bildirimi

Ülkemizdeki araştırma merkezlerinden ilkinin gönüllü almak üzere açıldığı tarih (başlatma vizitinin yapılması) araştırmanın başlangıç tarihidir. Bu tarih, 15 gün içerisinde etik kurula bildirilir. Hangi merkezin açıldığı bildirimde açıklanır.

KAD-KLVZ-03 28.01.2009 15.05.2026 09 18/22

4.2. İlk Gönüllü İlk Vizit Tarihi Bildirimi

Araştırmada ülkemizdeki ilk gönüllünün ilk vizit tarihi 15 gün içerisinde etik kurula bildirilir. Bu gönüllünün hangi merkezde olduğu bildirimde açıklanır.

4.3. Gönüllü Alımının Sonlanım Tarihi Bildirimi

Araştırmada ülkemizdeki gönüllü alımının sonlandırıldığı tarih 15 gün içerisinde etik kurula bildirilir. Gönüllü alımının tekrar başlatılabilmesi için etik kurul ve Kuruma başlatma gerekçesi ile birlikte başvuru yapılır. (Tablo 2)

4.4. Yıllık Bildirim (İlerleme Raporu)

Araştırmaların ilerleme durumları yıllık bildirimler ile takip edilmektedir. Araştırmalarda yapılan yıllık bildirimler takvim yılı esas alınarak takip eden bir sonraki yılın 31 Ocak tarihine bildirilir. (Örneğin 01.01.2025 – 31.12.2025 tarih aralığını kapsayan yıllık bildirimin 31 Ocak 2026 tarihine kadar yapılması gerekmektedir.) Kurum ve/veya etik kurul araştırmanın niteliğine göre daha kısa aralıklarla bildirim (ilerleme raporu) yapılmasını talep edebilir. Yıllık bildirimler araştırma tamamlanana kadar yapılmalıdır. Bildirim, Kurumun internet sitesinde yayımlanan yıllık bildirim formu kullanılarak yapılır.

4.5. Araştırmacı Görevlendirme/Görev Sonlanım Bildirimi

Araştırmacı görevlendirilmelerinde Kuruma ve etik kurula bildirim yapılır. Araştırma hemşiresi, saha görevlisi, izleyici, klinik araştırma eczacısı gibi yardımcı klinik araştırma personeli görevlendirilmelerinde ise etik kurula bildirim yapılır. Bildirim, Kurumun internet sitesinde yayımlanan başvuru formu ve başvuru formunda belirtilen ilgili belgelerle yapılır. İlgili personel bildirim tarihi itibarıyla veya başvuruda belirtilmesi durumunda bildirim tarihinden sonraki bir tarihte görevine başlayabilir. Gerekli görülen hallerde, Kurum veya etik kurul tarafından görevlendirmeler gerekçesi belirtilerek iptal edilebilir. Araştırmacı görevinin sonlanması halinde görev sonlanım bildirimi Kuruma ve etik kurula, yardımcı klinik araştırma personeli görevinin sonlanması halinde görev sonlanım bildirimi etik kurula yapılır.

4.6. Güvenlilik Bildirimleri

Destekleyici araştırma ürünlerinin güvenlilik bakımından sürekli olarak değerlendirilmesinden sorumludur. Destekleyici bireysel vaka raporlamalarını, bütün güvenlilik güncellemelerini ve periyodik raporları ilgili mevzuat gereğince Kuruma ve etik kurula sunmalıdır. Beşeri Tıbbi Ürünlerin Klinik Araştırmaları Hakkında Yönetmeliğin onuncu bölümünde güvenlilik bildirimlerine ilişkin destekleyicinin ve araştırmacıların sorumlukları tanımlanır. Ayrıca araştırmalarda meydana gelen advers olay veya reaksiyon raporlarının toplanması, doğrulanması, bildirimi ve körlüğün kaldırılması hakkında rehberlik sunmak amacıyla Klinik Araştırmalarda

KAD-KLVZ-03 28.01.2009 15.05.2026 09 19/22 Güvenlilik Bildirimlerine İlişkin Kılavuz yayımlanmıştır. Güvenlilik bildirimlerinin etik kurula bildirimlerine ilişkin detaylar Tablo 5’te açıklanmıştır. Ülkemizde meydana gelen SUSAR’lara ait bildirimler etik kurula CIOMS formu ile PDF formatında sunulmalıdır.

Tablo 5 – Güvenlilik Bildirimleri No Tür Bildirim Zamanı Açıklama 1 Ülkemizde meydana gelen ölümle neticelenmiş veya hayatı tehdit edici şüpheli beklenmeyen ciddi advers reaksiyonlar (SUSAR) 7 gün içinde 2 Ülkemizde meydana gelen diğer şüpheli beklenmeyen ciddi advers reaksiyonlar (SUSAR) (No:1 de belirtilenler hariç

SUSAR)

15 gün içinde No:1 kapsamına girmeyen SUSAR’ların daha sonra ölümle sonuçlanmış veya yaşamı tehdit eder nitelikte olan şüpheli beklenmeyen ciddi advers reaksiyon haline gelmesi durumunda yedi gün içinde tekrar SUSAR bildirimi yapılır. 3 No:1 ve No:2 için izleme raporu 8 gün içinde No:1 ve No:2 SUSAR’lar için yapılan ilk bildirimde bilgilerin tam olmaması durumunda ek sekiz gün içinde tam raporun bildirimi yapılır. 4 Yurt dışında meydana gelen SUSAR’lar 6 ayda 1 kez Araştırma ürününe ait yurt dışında meydana gelen tüm SUSAR’lar, Klinik Araştırmalarda Güvenlilik Bildirimlerine İlişkin Kılavuz’da belirtilen şekilde 6 aylık sıralı liste olarak bildirilir. 5 Geliştirme güvenlilik güncelleme raporu (DSUR) Yılda bir kez Veri kilitleme noktasından sonra 60 gün içinde

4.7. Erken Sonlanım

Araştırma protokolünde araştırmanın sona erdirilmesi ile ilgili hususları belirten bir bölüm yer almalıdır. Araştırmada yer alan son gönüllünün son ziyaret tarihi, araştırmanın sona erdirilmesi olarak tanımlanabilir. Herhangi bir istisnai durum, protokolde gerekçelendirilmelidir. Protokolde araştırmanın tamamlanması için belirtilen şartlar yerine getirilmeden önce herhangi bir sebepten ötürü araştırmanın zamanından önce sona ermesi erken sonlanım olarak tanımlanır. Destekleyici izin almış bir araştırmayı başlatmamaya, geçici durdurma kararı verdiği bir araştırmayı tekrar başlatmamaya veya herhangi bir sebepten dolayı yürüyen bir araştırmanın zamanından önce sonlandırılmasına karar verirse erken sonlanım bildirimi yapılır. Erken sonlanım bildirimi “Araştırmanın Tamamlanması Bildirimi” işlemi seçilerek gerçekleştirilir. Bu bildirimde araştırmayı başlatmama veya sona erdirme nedenleri ile araştırmaya alınmış olan gönüllülerin tedavisinin idamesine ilişkin tedbirler açıklanır.

KAD-KLVZ-03 28.01.2009 15.05.2026 09 20/22 Araştırma erken sona erdirildiğinde, klinik araştırma raporunun sonunda asgari aşağıdaki bilgiler sunulmalıdır: - Araştırmanın zamanından önce bitirilmesine ilişkin gerekçe, - Araştırma sona erdirildiğinde halen tedavi gören gönüllü sayısı, - Araştırma sona erdirildiğinde tedavi gören gönüllü için önerilen gönüllü tedavi yönetimi, - Araştırma sonuçlarının değerlendirilmesi.

4.8. Araştırmanın Tamamlanması Bildirimi

Araştırmanın tamamlanması, protokole göre araştırmanın tamamlanarak ülkemizdeki tüm merkezlerin kapatıldığı tarih olarak tanımlanır. Araştırmanın tamamlanması bildirimi 15 gün içerisinde etik kurula ve Kuruma yapılır. Bildirim, Kurumun internet sitesinde yayımlanan araştırmanın tamamlanması bildirim formu kullanılarak yapılır.

4.9. Araştırmanın Tüm Ülkelerde Tamamlanması Bildirimi

Araştırmanın tüm ülkelerde tamamlanması, araştırma yürütüldüğü tüm ülkelerde tamamlandığı tarih olarak tanımlanır. Araştırmanın tüm ülkelerde tamamlanması bildirimi 30 gün içerisinde etik kurula ve Kuruma yapılır.

4.10. Araştırma Sonuç Raporu Bildirimi

Araştırmanın tüm merkezlerde sona erdirilmesinden itibaren bir yıl içerisinde araştırma sonuç raporunun özeti ve bu özetin gönüllülerin anlayabileceği şekilde oluşturulmuş hali etik kurula ve Kuruma bildirilir. Sonuç raporu özetleri Kurum tarafından yayımlanan/kabul edilen formata uygun şekilde hazırlanır.

4.11. Bildirim Başvurularının Yapılması

Bildirim başvuruları, üst yazı, bildirim türlerinde açıklanan formlar ve ilgili belgeler ile etik kurula yapılır. Bildirim başvurularında başvuru ücreti bulunmamakta olup usulüne uygun olarak yapılmış tüm başvurular etik kurul tarafından incelenmek üzere işleme alınmak zorundadır. İşleme alınan tüm başvurulara başvuru kayıt numarası verilir. Bu numara ve kayıt tarihi başvuru sahibine bildirilir.

4.12. Bildirim Başvurularının Değerlendirilmesi

Etik kurulun başvuruya ilişkin görüşü başvuru sahibine bildirilir. Değerlendirme sonucunda başvuruya ilişkin eksiklik tespit edilmesi; bilgi, belge ve aksiyon talep edilmesi durumunda ilgili talepler başvuru sahibi tarafından tamamlanır ve etik kurula gerekli açıklama ve belgeler ile başvuruda bulunulur.

5. ETİK KURULLARIN ARAŞTIRMALARDA ROLÜ VE SORUMLULUKLARI

Etik kurulların sorumlulukları araştırmanın tüm aşamalarını kapsamaktadır: - Etik kurulun birincil görevi, araştırmaların onaylanmadan önce, bilimsel ve etik yönden uygun olup olmadığını değerlendirmektir.

KAD-KLVZ-03 28.01.2009 15.05.2026 09 21/22 - Etik kurul kendisine yapılan başvurulardan onay alanları, gerektiğinde araştırma sırasında ve yerinde izleyebilir. - Etik kurul, araştırmaların yürütülmesi esnasında yapılan değişiklik/bilgilendirme başvuruları ile bildirimleri bilimsel ve etik yönden değerlendirir ve görüşünü bildirir. - Etik kurul, araştırmanın yürütülmesi sırasında yaptığı değerlendirmeler ile araştırma kapsamıyla ilgili olarak ortaya çıkan yeni bilgiler ve gelişmeler sonucunda araştırmaya verdiği onayı gözden geçirir. - Araştırmada göz ardı edilemeyecek bir risk ortaya çıkması halinde veya gönüllülerin güvenliği, esenliği ve sağlığının olumsuz yönde etkilenmesi durumunda etik kurul, gerekli önlemlerin alınmasını Kurumdan talep edebilir. - Etik kurul, gerekçesi ile birlikte onay verdiği araştırmalar için Kurumdan denetim talebinde bulunabilir.

6. YÜRÜRLÜK

Bu Kılavuz Kurum Başkanı Onayı ile yürürlüğe girer.

7. YÜRÜTME

Bu Kılavuz hükümlerini Kurum Başkanı yürütür.

REVİZYON TARİHÇESİ

Revizyon No Revizyon Tarihi Gerekçe ve Açıklamalar 00 28.01.2009 Kalite yönetim sistemi kurulmadan önce güncelleme yapılmıştır. 01 15.06.2009 Kalite yönetim sistemi kurulmadan önce güncelleme yapılmıştır. 02 05.09.2011 Kalite yönetim sistemi kurulmadan önce güncelleme yapılmıştır. 03 17.04.2013 Kalite yönetim sistemi kurulmadan önce güncelleme yapılmıştır. 04 06.08.2014 Kalite yönetim sistemi kurulmadan önce güncelleme yapılmıştır. 05 13.11.2015 Kalite yönetim sistemi kurulmadan önce güncelleme yapılmıştır. 06 01.12.2019 Kalite yönetim sistemi kurulmadan önce güncelleme yapılmıştır.

KAD-KLVZ-03 28.01.2009 15.05.2026 09 22/22 07 04.12.2020 Yönetmelik değişikliği nedeniyle güncelleme yapılmıştır. 08 22.03.2024 Yönetmelik değişikliği nedeniyle güncelleme yapılmıştır. 09 15.05.2026 Yönetmelik değişikliği ve Güven Uygulamaları Kılavuzunun revize edilmesi nedeniyle güncellemeler yapılmıştır. Kelime ve imla hataları düzeltilmiştir. Ulusal SUSAR modülünün kullanıma açılmasıyla, başvuru süreçlerinde meydana gelen değişiklikler nedeniyle Güvenlilik Bildirimleri bölümünde güncelleme yapılmıştır.