Klinik Araştırmalarda Kullanılacak Araştırma Ürünlerinin ve Yardımcı Beşerî Tıbbi Ürünlerin İthalatı, İadesi ve İmhasına İlişkin Kılavuz

KLİNİK ARAŞTIRMALARDA KULLANILACAK

ARAŞTIRMA ÜRÜNLERİNİN VE YARDIMCI BEŞERÎ

TIBBİ ÜRÜNLERİN İTHALATI, İADESİ VE

İMHASINA İLİŞKİN KILAVUZ

KAD-KLVZ-20

İlk Versiyon Yürürlük Tarihi 26.02.2020

1. Revizyon Yürürlük Tarihi

26.08.2026

Klinik Araştırmalarda Kullanılacak Araştırma Ürünlerinin İthalatı, İadesi ve İmhasına İlişkin Kılavuz Doküman No: KAD-KLVZ-20 İlk Yayın Tar: 26.02.2020 Revizyon No: 01 Revizyon Tar: 26.08.2026 Sayfa: 2 / 11

KAD-KLVZ-20 26.02.2020 26.08.2026 01 2

1. AMAÇ

Bu kılavuz, ülkemizde yürütülmesine izin verilen klinik araştırmalarda kullanılacak araştırma ürünleri ve yardımcı beşerî tıbbi ürünlerin ithalatı, iadesi ve imhasına ilişkin usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

2. KAPSAM

Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Kurumu Klinik Araştırmalar Dairesi Başkanlığı tarafından yürütülmesine izin verilen klinik araştırmalarda kullanılacak araştırma ürünlerinin ve yardımcı beşerî tıbbi ürünlerin ithalatı, iadesi ve imhasına ilişkin iş ve işlemleri kapsamaktadır.

3. DAYANAK

Bu kılavuz, 15/7/2018 tarihli ve 30479 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan 4 numaralı Bakanlıklara Bağlı, İlgili, İlişkili Kurum ve Kuruluşlar ile Diğer Kurum ve Kuruluşların Teşkilatı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi 508 inci maddesinin birinci fıkrasının (a) bendi ve 27/5/2023 tarihli ve 32203 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanarak yürürlüğe giren Beşerî Tıbbi Ürünlerin Klinik Araştırmaları Hakkında Yönetmeliğe dayanılarak hazırlanmıştır.

4. TANIMLAR

4.1. Bu kılavuzda geçen;

4.1.1. Araştırma Ürünü: Bir klinik araştırmada plasebo da dâhil olmak üzere test edilen veya referans olarak kullanılan bir beşerî tıbbi ürünü, 4.1.2. Bütünlüğü Bozulmuş Araştırma Ürünleri ve Yardımcı Beşerî Tıbbi Ürünler: Ambalajı, kabı veya birincil kap-kapak sistemi (flakon, ampul, blister, önceden doldurulmuş enjektör vb.) açılmış, kırılmış, delinmiş, sızıntı yapmış, kontamine olmuş veya farklı bir şekilde fiziksel bütünlüğü bozulmuş araştırma ürünleri ve yardımcı beşerî tıbbi ürünleri, 4.1.3. Bütünlüğü Bozulmamış Araştırma Ürünleri ve Yardımcı Beşerî Tıbbi Ürünler: Ambalajı ve birincil kap-kapak sistemi sağlam ve açılmamış olmakla birlikte son kullanma tarihi geçmiş, saklama koşullarından sapma, geri çekme nedeniyle kullanıma uygun olmadığına karar verilmiş veya araştırmanın sonlanması, farklı bir serinin kullanılmasına karar verilmesi ya da benzeri nedenlerle destekleyici tarafından kullanımına son verilmiş araştırma ürünleri ve yardımcı beşerî tıbbi ürünleri, 4.1.4. Hizmet Sağlayıcı: Araştırma ile ilgili faaliyetleri yerine getirmek için destekleyici veya araştırmacı tarafından kullanılan bir hizmeti sağlayan ticari, akademik veya diğer kişi veya kuruluşu, 4.1.5. İade: Araştırma ürünleri ve yardımcı beşerî tıbbi ürünlerin, destekleyiciye veya destekleyicinin ilgili faaliyete ilişkin yetkilendirdiği hizmet sağlayıcıya gönderilmesini, 4.1.6. İmha: Araştırma ürünleri ve yardımcı beşerî tıbbi ürünlerin ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak kullanılamaz hâle getirilerek bertaraf edilmesini, 4.1.7. Kurum: Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Kurumunu, 4.1.8. Ortak İthalat: Araştırma ürünü ve yardımcı beşerî tıbbi ürünlerin, tek bir ithalat işlemi ile birden fazla klinik araştırmada kullanılmak üzere temin edilmesini, 4.1.9. Proforma Fatura: Araştırma ürünü ve/veya yardımcı beşerî tıbbi ürünlerin cinsi, adedi, tahmini fiyatı vb. bilgileri içeren, gümrük beyannamesinin tescili sırasında ilgili gümrüğe ibraz edilecek orijinal faturadaki bilgilerin yer aldığı başvuru sahibi tarafından elektronik/ıslak imzalı

Klinik Araştırmalarda Kullanılacak Araştırma Ürünlerinin İthalatı, İadesi ve İmhasına İlişkin Kılavuz Doküman No: KAD-KLVZ-20 İlk Yayın Tar: 26.02.2020 Revizyon No: 01 Revizyon Tar: 26.08.2026 Sayfa: 3 / 11

KAD-KLVZ-20 26.02.2020 26.08.2026 01 3 (imza yetkilisinin adı ve unvanını içeren) belgeyi ifade eder.

4.2. İyi

Klinik

Uygulamaları

Kılavuzu’nda

ve

ilgili

mevzuatta

belirtilen

tanımlar geçerlidir.

5. ARAŞTIRMA ÜRÜNÜ VE YARDIMCI BEŞERÎ TIBBİ ÜRÜNLERİN İTHALATI

Genel İlkeler 5.1. İthalat izin başvurusu ilgili mevzuata uygun şekilde, destekleyici, destekleyicinin yasal temsilcisi veya görev devri yapılmış sözleşmeli araştırma kuruluşu tarafından yapılır. 5.2. Başvuru sahibi araştırmanın destekleyicisi değilse, ithalat sürecini yürütecek olan yasal temsilcinin veya sözleşmeli araştırma kuruluşunun destekleyici tarafından bu hususta yetkilendirildiğine dair yetkilendirme belgesi klinik araştırma izin başvurusu ekinde veya ilk ithalat izin başvurusu ekinde elektronik olarak sunulmalıdır. Tekrarlayan ithalat başvurularında, üst yazıda belgenin gönderildiği başvurunun tarih ve sayısı belirtilmelidir. 5.3. Klinik Araştırmalar Dairesi Başkanlığı tarafından ülkemizde yürütülmesine izin verilen klinik araştırmalarda kullanılacak araştırma ürünleri ve yardımcı beşerî tıbbi ürünlerin ithalatı için, Klinik Araştırmalar Dairesi Başkanlığı tarafından araştırmaya izin verilmesinin ardından ithalat başvuruları yapılabilir. 5.4. Araştırmaya konu olan tıbbi cihazların ithalatı için Kurumun ilgili dairesinden izin alınması gerekmektedir. 5.5. Kontrole tabi araştırma ürünlerinin ve yardımcı beşerî tıbbi ürünlerin ithalatı için Kurumun ilgili dairesinden izin alınması gerekmektedir. 5.6. Bu Kılavuz kapsamında ithalatına izin verilen araştırma ürünleri ve yardımcı beşerî tıbbi ürünler yalnızca onaylı merkezlerde ve onaylı protokol kapsamında araştırmaya dâhil edilen katılımcılar için kullanılabilir. 5.7. Destekleyicisi aynı olan, birden fazla araştırma protokolü kapsamında kullanılacak aynı araştırma ürünleri ve/veya yardımcı beşerî tıbbi ürünler için tek bir ortak ithalat izin başvurusu sunulabilir. Bu durumda her bir araştırma için ithalatı talep edilen ürünler ve miktarları araştırma bazında ayrı ayrı gösterilmelidir. 5.8. Başvuru sahibi, araştırma ürünleri ve yardımcı beşerî tıbbi ürünlerle ilgili başvuru formunda sunulan bilgilerin doğru olduğunu ilgili başvuru formunu imzalayarak taahhüt etmiş olur. 5.9. Araştırma ürünleri ve yardımcı beşerî tıbbi ürünlerin ithalatı, depolanması, dağıtımı ve araştırma merkezlerine teslimine ilişkin işlemlerin ilgili mevzuata uygun olarak yürütülmesinden ve ürün izlenebilirliğini sağlayacak şekilde kayıtların tutulmasından destekleyici sorumludur. Bu kayıtlar ilgili mevzuatın gerektirdiği süre boyunca saklanmalıdır. Araştırma ürünü ve yardımcı beşerî tıbbi ürün ithalat izin başvurusu 5.10. Kurumun internet sitesinde yayımlanan üst yazı örneği ve başvuru formu kullanılarak Kuruma başvuru yapılır. Ekinde imzalı proforma fatura yer almalıdır. 5.11. Başvuru formunun tüm bölümleri eksiksiz doldurulmalıdır. Başvuru formunda yer alan bilgiler Kurum tarafından onaylı protokol ve diğer bilgi, belgelere uygun olmalıdır. Bu bilgi/belgelerde değişiklik olması durumunda ithalat izin başvurusu yapılmadan önce söz konusu değişikliğe ilişkin ilgili mevzuat uyarınca etik kurula ve Kuruma başvuru yapılmalı ve süreçler

Klinik Araştırmalarda Kullanılacak Araştırma Ürünlerinin İthalatı, İadesi ve İmhasına İlişkin Kılavuz Doküman No: KAD-KLVZ-20 İlk Yayın Tar: 26.02.2020 Revizyon No: 01 Revizyon Tar: 26.08.2026 Sayfa: 4 / 11

KAD-KLVZ-20 26.02.2020 26.08.2026 01 4 tamamlanmış olmalıdır. Araştırma ürünü ve yardımcı beşerî tıbbi ürün miktarlarının hesaplanması 5.12. İlk ithalat izin başvurusunda, araştırmanın ülkemizde yürütüleceği süre boyunca ihtiyaç duyulması öngörülen ve ithal edilmesi talep edilen araştırma ürünleri ve yardımcı beşerî tıbbi ürün miktarları hesaplanmalı ve başvuru formunun ilgili bölümünde gösterilmelidir. 5.13. İhtiyaç duyulan araştırma ürünü ve yardımcı beşerî tıbbi ürün miktarlarının hesaplanmasında, Kurum tarafından onaylanan araştırma protokolü ve ilgili araştırma dokümanları esas alınır. Hesaplamalar, geçerli olduğu durumlarda aşağıdaki hususlar dikkate alınarak yapılır: 5.13.1. Araştırmanın Türkiye’de dâhil edilmesi planlanan ve onaylanan katılımcı sayısı,

5.13.2. Araştırmadaki tedavi kolları ve randomizasyon oranları,

5.13.3. Araştırmanın körlemesine ilişkin bilgiler ve diğer tasarım özellikleri, 5.13.4. Araştırma ürününün veya yardımcı beşerî tıbbi ürünün dozu, doz uygulama sıklığı, uygulama yolu ve tedavi/kullanım süresi, 5.13.5. Geçerli olduğu durumlarda katılımcıların vücut ağırlığı, vücut yüzey alanı, vücut kitle indeksi veya dozun belirlenmesinde kullanılan diğer ölçütler, 5.13.6. Ürünün farmasötik formu, yitiliği ve ambalaj içeriği, 5.13.7. Yükleme dozu, doz artırımı/azaltımı, doz titrasyonu, tedaviye ara verilmesi, yeniden başlanması veya protokolde öngörülen diğer doz değişiklikleri, 5.13.8. Katılımcının bir vizitte veya belirli bir tedavi döneminde ihtiyaç duyacağı ürün miktarı,

5.13.9. Vizit sayısı ve vizit aralıkları,

5.13.10. Protokolde öngörülmesi hâlinde tedavi değişikliği, kurtarma tedavisi, ek tedavi veya diğer kullanım senaryoları, 5.13.11. Ürünün kullanım miktarını etkileyebilecek protokolde öngörülen diğer hususlar. 5.14. Araştırma ürünü ve yardımcı beşerî tıbbi ürün miktarlarının hesaplanmasında; tedavi kolları, randomizasyon oranı, körlemenin sürdürülmesi ve doz artırımı/azaltımına yönelik gereklilikler ve araştırma tasarımından kaynaklanan diğer hususlar hesaplamalarda dikkate alınır. 5.15. Birden fazla tedavi kolunun bulunduğu araştırmalarda, aynı araştırma ürünü veya yardımcı beşerî tıbbi ürünün birden fazla tedavi kolunda kullanılması hâlinde, her bir tedavi kolu için hesaplanan miktarlar toplanarak toplam ihtiyaç miktarına mükerrer olarak dâhil edilmez. Katılımcının atanacağı tedavi kolunun önceden belirlenemediği durumlarda, söz konusu ürün için katılımcı başına en yüksek miktarda (adet) ürün ihtiyacının bulunduğu tedavi kolundaki miktar esas alınır. 5.16. Hesaplama, ithalatı talep edilen her bir araştırma ürünü ve yardımcı beşerî tıbbi ürün için ayrı ayrı yapılmalı ve hesaplama yöntemi açıkça gösterilmelidir. Aynı ürünün farklı yitilik veya farmasötik formlarının bulunması hâlinde hesaplamalar bunlar için ayrı olarak yapılmalıdır. Güvenlik payı 5.17. Protokole göre yapılan hesaplamada öngörülemeyen ancak araştırmanın yürütülmesi sırasında ortaya çıkması beklenebilecek ve miktarı başlangıçta öngörülemeyen ilave ürün ihtiyacı için güvenlik payı talep edilebilir. Güvenlik payı talep edilmesi hâlinde, güvenlik payına duyulan ihtiyacın gerekçesi ile talep edilen miktarın hesaplama yöntemi başvuru formunda açıkça belirtilmelidir. Talep edilen güvenlik payı, belirtilen ihtiyaçla orantılı olması ve Kurum tarafından

Klinik Araştırmalarda Kullanılacak Araştırma Ürünlerinin İthalatı, İadesi ve İmhasına İlişkin Kılavuz Doküman No: KAD-KLVZ-20 İlk Yayın Tar: 26.02.2020 Revizyon No: 01 Revizyon Tar: 26.08.2026 Sayfa: 5 / 11

KAD-KLVZ-20 26.02.2020 26.08.2026 01 5 uygun bulunması hâlinde ithalata esas toplam miktara eklenir. 5.18. Güvenlik payı olarak talep edilen toplam miktar temel ihtiyacın %100’ünü geçemez. İthalata esas toplam miktar ve tekrarlayan ithalat başvuruları 5.19. İlk ithalat izin başvurusunda hesaplanan temel ihtiyaç miktarı ile Kurum tarafından uygun bulunan güvenlik payının toplamı, araştırma süresince yapılacak ithalat izin başvurularında ithalata esas toplam miktarı oluşturur. Protokolde ve hesaplamaya esas diğer parametrelerde ürün ihtiyacını etkileyen herhangi bir değişiklik olmadığı sürece tekrarlayan ithalat başvurularında yeniden toplam ihtiyaç hesabı yapılması gerekmez. İlk ithalat izin başvurusunda hesaplanan miktar başvuru formunun ilgili alanında belirtilir. 5.20. İthalata esas toplam miktarın belirlenmesi, söz konusu miktarın tamamının tek seferde ithal edilmesini gerektirmez. İthalatı talep edilecek miktar; araştırmanın yürütülme durumu, ürünlerin öngörülen kullanım zamanı, tedarik ve sevkiyat koşulları ile araştırmanın kesintisiz yürütülmesi için gerekli ürün miktarı dikkate alınarak belirlenebilir. İthalata esas toplam miktar, 5.19 uncu maddede belirtilen hususlar dikkate alınarak bir veya birden fazla ithalat izin başvurusuna konu edilebilir. 5.21. Araştırma ürünü veya yardımcı beşerî tıbbi ürün ihtiyacını etkileyen protokol değişikliği veya hesaplamaya esas diğer parametrelerde değişiklik olması hâlinde ihtiyaç miktarı yeniden hesaplanmalıdır. Yeni hesaplama sonucunda önceki hesaplamaya göre ortaya çıkan miktar farkının gerekçesi başvuru formunda açıkça belirtilmelidir. Hesaplamaya esas bilgi veya belgelerde değişiklik olması hâlinde, ithalat izin başvurusu yapılmadan önce söz konusu değişikliğe ilişkin olarak ilgili mevzuat uyarınca etik kurula ve Kuruma gerekli başvurular yapılmalı ve ilgili süreçler tamamlanmış olmalıdır. 5.22. Tekrarlayan ithalat izin başvurularında; ilk ithalat izin başvurusu sırasında yapılan hesaplamada veya ürün ihtiyacını etkileyen herhangi bir değişiklik nedeniyle güncellenen hesaplamada belirlenen ithalata esas toplam miktar dikkate alınır. İthalatı talep edilen miktar belirlenirken daha önce ithalatına izin verilen ve fiilen ithal edilen miktarlar ile Kurum tarafından ithal ürün sekonder ambalajlama ve depolama yetkisi verilmiş yerde ve/veya araştırma merkezlerinde bulunan kullanılabilir araştırma ürünü ve yardımcı beşerî tıbbi ürün miktarları dikkate alınmalıdır. 5.23. Tekrarlayan ithalat izin başvurularında, her bir araştırma ürünü ve yardımcı beşerî tıbbi ürün için ayrı olmak üzere, en az aşağıdaki bilgiler başvuru formunda tablo hâlinde gösterilmelidir:

5.23.1. Geçerli olan ihtiyaç miktarı,

5.23.2. Kurum tarafından uygun bulunan güvenlik payı,

5.23.3. İthalata esas toplam miktar,

5.23.4. Daha önce ithalatına izin verilen miktar,

5.23.5. Fiilen ithal edilen miktar,

5.23.6. Mevcut başvuruda ithalatı talep edilen miktar,

5.23.7. Kurum tarafından ithal ürün sekonder ambalajlama ve depolama yetkisi verilmiş yerde ve/veya araştırma merkezlerinde bulunan kullanılabilir ürün miktarı, 5.23.8. Varsa zayi olan veya diğer nedenlerle kullanılamayacak durumda bulunan ürün miktarı. Raf ömrü 5.24. Araştırma ürünü ve yardımcı beşerî tıbbi ürünlerin ithalatı planlanırken ürünlerin son

Klinik Araştırmalarda Kullanılacak Araştırma Ürünlerinin İthalatı, İadesi ve İmhasına İlişkin Kılavuz Doküman No: KAD-KLVZ-20 İlk Yayın Tar: 26.02.2020 Revizyon No: 01 Revizyon Tar: 26.08.2026 Sayfa: 6 / 11

KAD-KLVZ-20 26.02.2020 26.08.2026 01 6 kullanma tarihi ile araştırmanın planlanan süresi ve ürünlerin öngörülen kullanım zamanı dikkate alınmalıdır. İthalatı talep edilen ürünlerin, öngörülen kullanım zamanında kullanılabilir durumda olmasını sağlayacak yeterli raf ömrüne sahip olması esastır. Başka bir araştırmada kullanım 5.25. Bir araştırma kapsamında ithal edilen araştırma ürünü veya yardımcı beşerî tıbbi ürünün başka bir araştırmada kullanılmasına yalnızca acil veya istisnai durumlarda Kurum tarafından izin verilebilir. Katılımcının tedavisinin kesintiye uğramasının sağlığı veya güvenliği açısından ciddi bir risk oluşturduğu ya da katılımcının tedavisinin devamlılığının başka şekilde sağlanamayacağı durumlar acil durum; hasta veya kamu yararının bulunması, halk sağlığının korunmasının gerektirmesi, araştırma ürününün tedarikinde öngörülemeyen bir gecikme yaşanması ise istisnai durum olarak değerlendirilebilir. 5.26. Bir araştırma kapsamında ithal edilen araştırma ürünü veya yardımcı beşerî tıbbi ürünün başka bir araştırmada kullanılması öncesinde; durumun gerekçesi, kullanılacak ürün, miktar ve ürünün kullanılmasının planlandığı araştırmaya ilişkin bilgiler ile Kuruma başvuru yapılmalıdır. Söz konusu ürünler, Kurum tarafından uygun bulunması hâlinde ilgili araştırmada kullanılabilir. 5.27. Başka bir araştırmada kullanılmasına Kurum tarafından izin verilen araştırma ürünü veya yardımcı beşerî tıbbi ürün miktarı, ürünün kullanılacağı araştırmaya ilişkin sonraki ithalat izin başvurularında başvuru formunun ilgili alanında gösterilmeli ve ithal edilecek miktarın hesaplanmasında dikkate alınmalıdır. Proforma Fatura 5.28. Başvuru ekinde proforma fatura yer almalıdır. Proforma faturalarda fatura tarihi ve/veya proforma fatura numarası ile üretici firmanın adı, araştırma ürünleri ile yardımcı beşerî tıbbi ürünlerin adı ve miktarı ile ambalaj formu ve ambalaj içeriği belirtilmelidir. 5.29. Proforma faturada, araştırmada kullanılacak araştırma ürünleri ile yardımcı beşerî tıbbi ürünler ve bu ürünlerin uygulanması, kullanımı ve dağıtımı için gerekli olan malzemeler yer alabilir. İthalat İzin Başvurusu Değerlendirme Süresi 5.30. Başvurular, başvuru tarihinden itibaren 15 iş günü içerisinde değerlendirilir. İstisnai durumlara yönelik klinik araştırmalar için bu süre 3 iş günüdür. 5.31. İthalat talebinin uygun bulunması durumunda gerekli belge ücretinin ödenmesi için tahakkuk oluşturulur. 5.32. Gerekli ödemenin başvuru sahibi tarafından yapılmasını takip eden 5 iş günü içerisinde proforma faturaya gerekli şerh verilerek başvuru sahibine iletilir. İstisnai durumlara yönelik klinik araştırmalar için bu süre 3 iş günüdür. 5.33. Başvurunun değerlendirilmesi sonucunda eksik belge ve/veya bilgi tespit edilmesi durumunda, eksiklikler başvuru sahibine 5.30 uncu maddede belirtilen süre içerisinde bildirilir. Ücretlendirme 5.34. İthalat izin başvurularında ücretlendirme; ortak ithalat başvurularında araştırma ürünlerinin kullanılacağı araştırma sayısı ile başvuru ekinde sunulan proforma fatura sayısının çarpımı, tek bir araştırmaya ilişkin ithalat başvurularında ise başvuru ekinde sunulan proforma fatura sayısı esas alınarak belirlenir.

Klinik Araştırmalarda Kullanılacak Araştırma Ürünlerinin İthalatı, İadesi ve İmhasına İlişkin Kılavuz Doküman No: KAD-KLVZ-20 İlk Yayın Tar: 26.02.2020 Revizyon No: 01 Revizyon Tar: 26.08.2026 Sayfa: 7 / 11

KAD-KLVZ-20 26.02.2020 26.08.2026 01 7 Araştırma Ürünlerinin ve Yardımcı Beşerî Tıbbi Ürünlerin Depolanması 5.35. Kurum izniyle ithal edilen araştırma ürünleri ve yardımcı beşerî tıbbi ürünler, ithalatın gerçekleştirilmesinin ardından doğrudan araştırma merkezlerine veya yürütülecek faaliyetin kapsamına göre Kurum tarafından ithal ürün sekonder ambalajlama ve depolama yetkisi verilmiş yerlere gönderilebilir. 5.36. Araştırma merkezlerinde bulunan araştırma ürünleri ve yardımcı beşerî tıbbi ürünlerin uygun koşullarda saklanması araştırmacının sorumluluğundadır.

6. ARAŞTIRMA ÜRÜNLERİ VE YARDIMCI BEŞERÎ TIBBİ ÜRÜNLERİN İADESİ

6.1. Destekleyicinin talebi doğrultusunda araştırma ürünleri ve yardımcı beşerî tıbbi ürünler, araştırma merkezinden ve/veya yürütülecek faaliyetin kapsamına göre Kurum tarafından ithal ürün sekonder ambalajlama ve depolama yetkisi verilmiş yerlerden destekleyiciye veya destekleyicinin ilgili faaliyete ilişkin yetkilendirdiği hizmet sağlayıcıya iade edilebilir. Yurt dışına yapılacak iadeler yalnızca Kurum tarafından ithalatına izin verilmiş ve fiilen ithal edilmiş araştırma ürünleri ile yardımcı beşerî tıbbi ürünleri kapsar. 6.2. Araştırma kapsamında kullanımına ihtiyaç kalmayan veya kullanıma uygun olmayan araştırma ürünleri ve yardımcı beşerî tıbbi ürünler kullanılabilir stoktan fiziksel olarak ayrılmış ve uygun şekilde işaretlenmiş olarak muhafaza edilmelidir. Karantinaya alma, ayrılma ve işaretleme işlemleri, yetkilendirilmiş bir personel tarafından araştırma merkezi veya ilgili deponun standart uygulama prosedürleri ve destekleyicinin araştırma dokümanları veya talimatları doğrultusunda yapılır. İşaretlemede, ilgili ürünlerin kullanımını engelleyecek “KARANTİNADADIR / KULLANMAYINIZ” veya benzeri açık bir uyarı yer almalıdır. Ürünlerin iade veya imhasına ilişkin karar aşağıdaki hususlar dikkate alınarak destekleyici tarafından verilmelidir. 6.2.1. Bütünlüğü bozulmuş araştırma ürünleri ve yardımcı beşerî tıbbi ürünlerin, özellikle taşınmalarının insan veya çevre sağlığı açısından risk oluşturabileceği durumlarda, ilgili mevzuat gereklilikleri doğrultusunda ve ülkemizde imha edilmesi esastır. Ancak destekleyici tarafından talep edilmesi ve bu ürünlerin, taşınmalarının insan veya çevre sağlığı açısından risk oluşturmadığı ve/veya güvenli şekilde taşınmalarına yönelik gerekli tedbirlerin alındığı hâllerde ilgili mevzuat gerekliliklerinin karşılanması koşuluyla söz konusu ürünler destekleyici tarafından belirlenen yerlere iade edilebilir. 6.2.2. Bütünlüğü bozulmamış ancak kullanımına ihtiyaç kalmayan veya kullanıma uygun olmayan araştırma ürünleri ve yardımcı beşerî tıbbi ürünler, araştırma merkezinden ve/veya yürütülecek faaliyetin kapsamına göre Kurum tarafından sekonder ambalajlama ve depolama yetkisi verilmiş yerlerden destekleyiciye veya destekleyicinin ilgili faaliyete ilişkin yetkilendirdiği hizmet sağlayıcıya iade edilebilir. 6.3. Araştırma ürünleri ve yardımcı beşerî tıbbi ürünlerin iadesine ilişkin tüm sorumluluk destekleyiciye ait olup ürünün kalite, güvenlilik ve izlenebilirliğinin korunmasına yönelik gerekli tedbirler alınmalıdır. 6.4. Araştırma ürünleri ve yardımcı beşerî tıbbi ürünlerin iadesi; ürünlerin kalite, güvenlilik ve izlenebilirliğinin korunmasını sağlayacak şekilde, ilgili mevzuat, araştırma protokolü ve ilgili araştırma dokümanlarında belirlenen gerekliliklere uygun olarak gerçekleştirilmelidir. 6.5. İade edilecek ürünlerin adı, farmasötik formu, seri numarası, son kullanma tarihi, iade edilen miktarı ve iade gerekçesi kayıt altına alınmalıdır.

Klinik Araştırmalarda Kullanılacak Araştırma Ürünlerinin İthalatı, İadesi ve İmhasına İlişkin Kılavuz Doküman No: KAD-KLVZ-20 İlk Yayın Tar: 26.02.2020 Revizyon No: 01 Revizyon Tar: 26.08.2026 Sayfa: 8 / 11

KAD-KLVZ-20 26.02.2020 26.08.2026 01 8 6.6. İade işlemlerine ilişkin tüm kayıtlar ve diğer ilgili belgeler destekleyici tarafından muhafaza edilmelidir. Araştırma Ürünleri ve Yardımcı Beşerî Tıbbi Ürünlerin İadesine İlişkin Başvuru 6.7. Yalnızca Kurum tarafından ithalatına izin verilmiş ve fiilen ithal edilmiş araştırma ürünleri ile yardımcı beşerî tıbbi ürünlerin yurt dışına iadesi için Kuruma başvuru yapılır. Yurt içinde gerçekleştirilen iadelere ilişkin kayıtlar destekleyici tarafından tutulur ve talep edilmesi hâlinde Kuruma sunulur. 6.8. Yurt dışına iadeye ilişkin başvuru destekleyici, destekleyicinin yasal temsilcisi veya görev devri yapılmış sözleşmeli araştırma kuruluşu tarafından Klinik Araştırmalar Dairesi Başkanlığına yapılır. 6.9. İade talebine ilişkin üst yazıda araştırmanın adı ve protokol numarası, iade edilmesi planlanan ürünlerin adı ve miktarının belirtildiği liste, iade gerekçesi belirtilir. 6.10. Klinik Araştırmalar Dairesi Başkanlığı tarafından yapılan değerlendirme sonucunda talebin uygun bulunması hâlinde, başvuru sahibine, iade işlemlerinin yürütülebilmesi amacıyla “İlaç etkin madde ve yarı mamullerin uyuşturucu veya psikotrop madde içermediğine/olmadığına dair gümrük bilgilendirme belgesi (ruhsatsız)” doküman tipi üzerinden Kurumun ilgili dairesine başvuru yapılabilmesine yönelik yetkilendirme tanımlaması yapılır. 6.11. Yetkilendirmenin tamamlanmasını müteakip, araştırma ürünleri ve yardımcı beşerî tıbbi ürünlerin iadesine ilişkin izin, kontrol ve diğer işlemler Kurumun ilgili dairesi tarafından yürütülür.

7. ARAŞTIRMA ÜRÜNLERİ VE YARDIMCI BEŞERÎ TIBBİ ÜRÜNLERİN

İMHASI

7.1. Araştırma ürünleri ve yardımcı beşerî tıbbi ürünlerin ilgili mevzuata uygun şekilde imhası ve imhaya ilişkin kayıtların tutulması ve arşivlenmesi destekleyicinin sorumluluğundadır. 7.2. Aşılar dâhil araştırma ürünleri ve yardımcı beşerî tıbbi ürünlerin imhasında 2/4/2015 tarihli ve 29314 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanan Atık Yönetimi Yönetmeliği, 25/1/2017 tarihli ve 29959 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanan Tıbbi Atıkların Kontrolü Yönetmeliği ile 26/6/2021 tarihli ve 31523 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanan Ambalaj Atıklarının Kontrolü Yönetmeliği hükümleri uygulanır. 7.3. İmha edilecek araştırma ürünleri ve yardımcı beşerî tıbbi ürünlerin miktarları ile imha sürecindeki hareketlerin izlenebilirliğini sağlayacak kayıtlar tutulmalıdır. 7.4. Araştırma kapsamında kullanımına ihtiyaç kalmayan veya kullanıma uygun olmayan araştırma ürünleri ve yardımcı beşerî tıbbi ürünler kullanılabilir stoktan fiziksel olarak ayrılmış ve uygun şekilde işaretlenmiş olarak muhafaza edilmelidir. Karantina, ayrılma ve işaretleme işlemleri, yetkilendirilmiş bir personel tarafından araştırma merkezi veya ilgili deponun standart uygulama prosedürleri ve destekleyicinin araştırma dokümanları veya talimatları doğrultusunda yapılır. İşaretlemede, ilgili ürünlerin kullanımını engelleyecek “KARANTİNADADIR / KULLANMAYINIZ” veya benzeri açık bir uyarı yer almalıdır. Ürünlerin iade veya imhasına ilişkin karar aşağıdaki hususlar dikkate alınarak destekleyici tarafından verilmelidir. 7.4.1. Bütünlüğü bozulmuş araştırma ürünleri ve yardımcı beşerî tıbbi ürünler için 6.2.1 maddesindeki hususlar geçerlidir. 7.4.2. Bütünlüğü bozulmamış ancak kullanımına ihtiyaç kalmayan veya kullanıma uygun olmayan araştırma ürünleri ve yardımcı beşerî tıbbi ürünler için destekleyici tarafından yapılan

Klinik Araştırmalarda Kullanılacak Araştırma Ürünlerinin İthalatı, İadesi ve İmhasına İlişkin Kılavuz Doküman No: KAD-KLVZ-20 İlk Yayın Tar: 26.02.2020 Revizyon No: 01 Revizyon Tar: 26.08.2026 Sayfa: 9 / 11

KAD-KLVZ-20 26.02.2020 26.08.2026 01 9 değerlendirme sonucunda ülkemizde imha edilmesi kararı verilen ürünler ilgili mevzuat gerekliliklerine uygun olarak imha edilir. 7.5. Araştırma ürünleri ve yardımcı beşerî tıbbi ürünlerin imha süreçlerine ilişkin hususlar, destekleyici ile araştırma merkezi ve/veya yürütülecek faaliyetin kapsamına göre Kurum tarafından sekonder ambalajlama ve depolama yetkisi verilmiş yerler arasında yapılan sözleşmede ve/veya ilgili araştırma dokümanlarında açıkça belirtilmelidir. 7.6. Aşılar ve diğer biyolojik araştırma ürünleri de dâhil tüm araştırma ürünleri ve yardımcı beşerî tıbbi ürünlerin imha sürecinde ürünün bütünlüğünün bozulmuş olması, biyolojik veya enfeksiyöz özellik taşıması gibi tüm tehlikeli özellikleri dikkate alınarak ilgili mevzuat, üretici talimatları ve araştırma dokümanlarında öngörülen ilave saklama, ambalajlama, taşıma ve biyogüvenlik tedbirleri uygulanmalıdır. 7.7. Aşıların ve diğer araştırma ürünlerinin uygulanmasında kullanılmış enjektör iğnesi, kırılmış ampul ve benzeri kesici-delici nitelikteki malzemeler, ilgili mevzuat gereğince kesici- delici atıklar için ayrılmış kaplarda toplanmalı ve uygun imha prosedürleri uygulanmalıdır. 7.8. İmha işleminin Kapanış Raporunun sunulmasından önce tamamlanması hâlinde imhaya ilişkin nihai kayıtlar Kapanış Raporu kapsamında Kuruma sunulmalıdır. İmha işleminin henüz tamamlanmamış olması hâlinde ise ürünlerin imhaya gönderildiğini gösteren aşağıdaki kayıtlardan en az biri Kapanış Raporuna eklenmelidir: 7.8.1. Araştırma ürünlerinin ve/veya yardımcı beşerî tıbbi ürünlerin imha tesisine teslim edildiğini ve/veya imhanın imha tesisi tarafından tamamlandığını gösterir tutanak, 7.8.2. Araştırma ürünlerinin ve/veya yardımcı beşerî tıbbi ürünlerin hastane genel ilaç imha sürecine dâhil edildiğini ve/veya tamamlandığını gösterir tutanak, 7.9. İmha tutanağında veya imhaya ilişkin belgelerde asgari olarak aşağıdaki bilgiler yer almalıdır:

7.9.1. Araştırmanın adı veya kodu,

7.9.2. Araştırma ürünlerinin ve/veya yardımcı beşerî tıbbi ürünlerin adı,

7.9.3. Farmasötik formu ve dozu,

7.9.4. Seri numarası,

7.9.5. İmha edilen veya imhaya gönderilen miktar,

7.9.6. İmha gerekçesi,

7.9.7. İmha tarihi veya imha amacıyla imha tesisine teslim tarihi, 7.9.8. İmhayı gerçekleştiren veya ürünün imha amacıyla teslim edildiği/gönderildiği yerin/imha tesisinin adı, 7.9.9. Geçerli olduğu durumlarda alınan ilave tedbirlere ilişkin bilgiler.

8. ARAŞTIRMA ÜRÜNÜ VE YARDIMCI BEŞERÎ TIBBİ ÜRÜN KAPANIŞ

RAPORU

8.1. Destekleyici, araştırma ürünü ve yardımcı beşerî tıbbi ürünlerin klinik araştırma süresince gerçekleşen tüm hareketlerinin izlenebilirliğinin sağlanmasından sorumludur. 8.2. Araştırmanın tamamlanması, erken sonlandırılması veya başlamaması hâlinde Araştırma Ürünü ve Yardımcı Beşerî Tıbbi Ürün Kapanış Raporu Kuruma sunulmalıdır. Kapanış raporu, araştırmanın tamamlanması veya erken sonlandırılması hâlinde ülkemizdeki son merkezin kapatılmasını, araştırmanın ülkemizde başlamaması hâlinde ise araştırmanın başlatılmayacağına

Klinik Araştırmalarda Kullanılacak Araştırma Ürünlerinin İthalatı, İadesi ve İmhasına İlişkin Kılavuz Doküman No: KAD-KLVZ-20 İlk Yayın Tar: 26.02.2020 Revizyon No: 01 Revizyon Tar: 26.08.2026 Sayfa: 10 / 11

KAD-KLVZ-20 26.02.2020 26.08.2026 01 10 ilişkin bilgilendirmenin Kuruma yapılmasını takip eden 90 gün içerisinde destekleyici, destekleyicinin yasal temsilcisi veya görev devri yapılmış sözleşmeli araştırma kuruluşu tarafından sunulmalıdır. 8.2.1. Kapanış Raporunun belirtilen süre içerisinde sunulmasını mümkün kılmayan gerekçeli bir durumun bulunması hâlinde, 90 günlük sürenin dolmasından önce gerekçesi belirtilerek Kurumdan ek süre talep edilmelidir. 8.3. Kapanış Raporunda, her bir araştırma ürünü ve yardımcı beşerî tıbbi ürün için ayrı olmak üzere, araştırma süresince gerçekleşen ürün hareketleri ile ürünlerin nihai durumuna ilişkin aşağıdaki bilgiler sunulmalı ve belirtilen belgeler Kapanış Raporuna eklenmelidir: 8.3.1. Araştırma ürünü ve yardımcı beşerî tıbbi ürün için temel ihtiyaç miktarını,

8.3.2. Kurum tarafından uygun bulunan güvenlik payını,

8.3.3. İthalata esas toplam miktarı,

8.3.4. İthalatına izin verilen toplam miktarı,

8.3.5. Fiilen ithal edilen toplam miktarı,

8.3.6. Katılımcılara uygulanan/kullanılan miktarı,

8.3.7. Araştırma merkezi ve/veya yürütülecek faaliyetin kapsamına göre Kurum tarafından sekonder ambalajlama ve depolama yetkisi verilmiş yerlerde kalan miktarı, 8.3.8. Varsa zayi olan ürün miktarı, zayiat nedeni ve zayiata yol açan olay veya durumun açıklaması ile gerekli olduğu durumlarda zayiatın tekrarını önlemeye yönelik alınan veya planlanan düzeltici ve önleyici tedbirler,

8.3.9. Destekleyiciye iade edilen miktarı,

8.3.10. İmha edilen/imha edilmek üzere ayrılan veya gönderilen ancak imha işlemi henüz tamamlanmamış ürün miktarını, 8.3.11. Geçerli olduğu durumda, başka bir araştırmada kullanılmasına Kurum tarafından izin verilen miktarı, 8.3.12. Geçerli olduğu durumda, başka bir araştırmadan Kurum izniyle alınan miktarı, 8.3.13. Varsa yukarıdaki bentlerde yer almayan hususlara ilişkin açıklamayı, 8.3.14. Araştırma ürünlerinin ve/veya yardımcı beşerî tıbbi ürünlerin imha amacıyla imha tesisine teslim edildiğini ve/veya imhanın imha tesisi tarafından tamamlandığını ve/veya hastane genel ilaç imha sürecine dâhil edildiğini ve/veya tamamlandığını gösterir tutanakları. 8.4. Kapanış Raporunda sunulan araştırma ürünü ve yardımcı beşerî tıbbi ürün miktarları birbiriyle uyumlu olmalı ve ürün hareketlerinin tamamının izlenebilirliği sağlanmalıdır. Miktarlar arasında farklılık bulunması hâlinde, farklılığın nedeni açıklanmalıdır.

9. İZLENEBİLİRLİK

9.1. Ürün hareketlerini ve ürünlerin nihai durumunu doğrulayan aşağıdaki bilgilere ilişkin kayıt ve belgeler destekleyici tarafından tutulmalı ve talep edilmesi hâlinde Kuruma sunulmalıdır: 9.1.1. Kurum tarafından verilen ithalat izinleri ile fiilen gerçekleştirilen ithalat miktarlarını gösteren kayıtlar, 9.1.2. Araştırma ürünleri ve yardımcı beşerî tıbbi ürünlerin araştırma merkezlerine ve/veya Kurum tarafından sekonder ambalajlama ve depolama yetkisi verilmiş yerlere sevk ve dağıtımını gösteren kayıtlar,

9.1.3. İadeleri gösteren kayıtlar,

Klinik Araştırmalarda Kullanılacak Araştırma Ürünlerinin İthalatı, İadesi ve İmhasına İlişkin Kılavuz Doküman No: KAD-KLVZ-20 İlk Yayın Tar: 26.02.2020 Revizyon No: 01 Revizyon Tar: 26.08.2026 Sayfa: 11 / 11

KAD-KLVZ-20 26.02.2020 26.08.2026 01 11 9.1.4. Zayi olan ürünlerin miktarını, zayiat nedeni ve zayiata yol açan olay veya durumun açıklaması ile gerekli olduğu durumlarda zayiatın tekrarını önlemeye yönelik alınan veya planlanan düzeltici ve önleyici tedbirlere ilişkin kayıtlar, 9.1.5. Geçerli olduğu durumlarda, ürünlerin başka bir araştırmada kullanılmasına veya başka bir araştırmadan alınmasına ilişkin Kurum tarafından verilen izni, 9.1.6. Kapanış Raporunda belirtilen ürün hareketlerini ve miktarları doğrulayan diğer kayıt ve belgeler.

10. ÜRÜN GÜVENLİĞİ TAKİBİ

10.1. Hatalı veya hatalı olduğundan şüphe edilen beşerî tıbbi ürünlerin, ruhsat/izin sahibi tarafından belirli dağıtım zincirlerinden toplanmasına ilişkin Kurumun resmî internet sitesinde yayımlanan “İlaç Geri Çekme” duyurularının takibi destekleyicinin sorumluluğundadır. Araştırma kapsamında kullanılan araştırma ürünü veya yardımcı beşerî tıbbi ürünün yayımlanan bir geri çekme kararının bulunması hâlinde, destekleyici tarafından ilgili mevzuat doğrultusunda gerekli tedbirler alınmalıdır. 10.2. Ruhsatlı beşerî tıbbi ürünlerin ruhsat durumlarına ilişkin bilgilerin, Kurumun resmî internet sitesinde yayımlanan “Ruhsatlı Ürünler Listesi” ve “Ruhsat İptal Listesi” üzerinden takibi destekleyicinin sorumluluğundadır. Araştırma kapsamında kullanılan araştırma ürünü veya yardımcı beşerî tıbbi ürünün ruhsatının askıya alınması veya iptal edilmesi hâlinde, destekleyici tarafından ilgili mevzuat doğrultusunda gerekli tedbirler alınmalıdır.

11. YÜRÜRLÜK

Bu kılavuz onaylandığı tarihte yürürlüğe girer.

12. REVİZYON TARİHÇESİ

Sıra Konu Rev No. Rev. Tarihi

1 İlk yayımlanma 00 26.02.2020

2 Güncel mevzuat ve uygulama ihtiyaçları doğrultusunda kılavuzun kapsamı yardımcı beşerî tıbbi ürünleri de içerecek şekilde genişletilmiş; araştırma ürünlerinin ithalatı ve depolanmasına ilişkin hükümler güncellenmiş, destekleyiciye iade, imha ve sonuç raporlama süreçlerine ilişkin hükümler eklenmiş ve kılavuzun adı değiştirilmiştir. 01 26.08.2026